AI神救援！解決Word合併列印直書數字「躺平」問題

在文書處理中，Microsoft Word的合併列印是處理大量客製化文件時不可或缺的強大功能。然而，當需要在直式信封或文件中使用合併列印時，數字及英文字母卻常常「躺平」，無法跟隨文字方向轉為直向，造成排版上的困擾。本文將介紹如何善用AI工具Copilot及Word內建功能，輕鬆解決此一難題。

善用AI助理Copilot，快速找到解方

現今的AI工具已相當便利，當遇到軟體操作問題時，不妨直接向AI求助。以Microsoft推出的Copilot為例，使用者僅需將問題畫面截圖，並以自然語言描述遇到的狀況，Copilot便能提供相關的解決方案。

操作步驟：

1. 擷取Word中數字無法轉為直向的畫面。

2. 開啟Copilot，貼上圖片並輸入問題，例如：「如何讓Word合併列印的數字變成直式？」

3. Copilot即會分析問題並提供可能的解決方法。

提醒： 若欲在Copilot中使用貼圖功能，需登入Hotmail帳號。

Word內建功能雙解方，數字乖乖站好

除了求助AI，Word本身也提供了兩種方式來解決直書數字的排版問題。

方法一：亞洲方式配置

這個方法適用於單純的直書文件，可以快速將已輸入的數字轉為橫向。

1. 將文件中方向錯誤的數字反白選取。[1][2][3]

2. 點選上方工具列的「常用」。[1][3]

3. 在「段落」區塊找到「亞洲方式配置」按鈕（圖示為A上有雙箭頭）。[1][3]

4. 選擇「橫向文字」。[1][2][3]

5. 在跳出的視窗中點選「確定」即可。[1][3]

方法二：插入文字方塊

在合併列印的情境下，由於資料是動態匯入，無法逐一修改，此時便可利用文字方塊來釜底抽薪。

1. 在Word文件中，點選「插入」索引標籤，並選擇「文字方塊」。

2. 選擇「簡單文字方塊」或「繪製文字方塊」。

3. 在文字方塊中，透過「郵件」索引標籤的「插入合併欄位」，將數字欄位插入。

4. 調整文字方塊的大小與位置，並將框線設定為「無外框」，即可讓數字以直向正確顯示。

5. 為了避免文字方塊隨意移動，可在「版面配置選項」中，將文繞圖方式設定為「文字在前」。

合併列印基礎教學，新手也能輕鬆上手

對於尚不熟悉合併列印功能的使用者，以下提供簡易的操作流程：

1. 準備資料來源： 將收件人姓名、地址等資料整理在Excel工作表中。[4]

2. 啟動合併列印： 在Word中開啟新文件，點選「郵件」索引標籤，並選擇「啟動合併列印」。[5][6]

3. 選取收件者： 選擇「使用現有清單」，並匯入先前準備好的Excel檔案。[4][5]

4. 插入合併欄位： 在文件中需要插入客製化資料的位置，點選「插入合併欄位」，並選擇對應的欄位名稱。[5]

5. 預覽結果： 點選「預覽結果」，可逐筆檢視合併後的文件樣式。[7]

6. 完成與合併： 確認無誤後，點選「完成與合併」，可選擇直接列印或編輯個別文件。[7]

透過上述教學，相信無論是合併列印的新手或老手，都能輕鬆駕馭直式文件中的數字排版，讓工作效率更上一層樓。

Sourceshelp

1. pixnet.net
2. line.me
3. microsoft.com
4. longder.com.tw
5. bnext.com.tw
6. aurora.com.tw
7. managertoday.com.tw