Excel 教學：用 REPLACE 函數隱藏個資，一秒遮蔽姓名與身分證號碼

在處理客戶名單、員工資料或任何包含個人資訊的表格時，保護個資至關重要。您是否曾想過如何快速地將姓名中的部分字元或身分證號碼的敏感數字替換為星號（*）？

今天，我們將介紹一個功能強大的 Excel 函數——REPLACE，並結合 LEN 和 REPT 函數，教您如何輕鬆完成個資的遮蔽處理，讓您的資料既能識別又兼顧隱私。

本文重點函數介紹

在開始實作前，我們先來了解一下這次會用到的三個主要函數：

1. REPLACE 函數

   • 功能：根據您指定的位置與字元數，將文字字串的一部分取代為另一個文字字串。

   • 語法：REPLACE(舊文字, 開始位置, 字元數, 新文字)

2. LEN 函數

   • 功能：傳回文字字串中的字元數。

   • 語法：LEN(文字)

3. REPT 函數

   • 功能：將文字重複指定的次數。

   • 語法：REPT(文字, 次數)

範例練習檔案

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實戰演練：三種常見的個資遮蔽情境

情境一：遮蔽姓名中間的字元（例如：宋江 → 宋*江）

這是最常見的需求，特別適用於大部分由三個字組成的中文姓名。我們希望只遮蔽中間的名字。

目標：將儲存格 A2 的姓名「宋江」，從第二個字開始，取代 1 個字元為星號「*」。

1. 在儲存格 B2 輸入以下公式：

   codeExcel

   =REPLACE(A2,2,1,"*")

2. 公式解析：

   • A2：我們要處理的原始姓名儲存格。

   • 2：從第 2 個字元開始取代。

   • 1：總共取代 1 個字元。

   • "*"：用來取代的新文字是星號。

3. 按下 Enter 後，將滑鼠移到 B2 儲存格右下角，當游標變為黑色十字時，點擊兩下即可快速填滿所有姓名。

情境二：只保留姓氏，其餘用星號取代（例如：盧俊義 → 盧**）

如果姓名長度不固定（兩個字、三個字、甚至四個字都有），這個方法可以確保只顯示姓氏，其餘部分則依長度替換成對應數量的星號。

目標：將儲存格 A2 的姓名，從第二個字元開始，將剩餘的所有字元都取代為星號。

1. 在儲存格 C2 輸入以下公式：

   codeExcel

   =REPLACE(A2,2,LEN(A2)-1,REPT("*",LEN(A2)-1))

2. 公式解析：

   • A2：原始姓名儲存格。

   • 2：同樣從第 2 個字元開始。

   • LEN(A2)-1：要取代幾個字元？這裡我們用 LEN 函數計算 A2 的總長度再減去 1（保留姓氏），這樣就能動態決定要取代的字元數。

   • REPT("*",LEN(A2)-1)：要用什麼來取代？我們使用 REPT 函數，將星號「*」重複「總長度減 1」的次數。這樣一來，「宋江」會變成「宋*」，而「盧俊義」會變成「盧**」。

情境三：遮蔽身分證號碼中間 6 碼（例如：A123456789 → A1******89）

身分證號碼、手機號碼或客戶編號等，通常會遮蔽中間的數字來保護隱私。

目標：將儲存格 E2 的身分證號碼，從第 3 個字元開始，取代 6 個字元為星號。

1. 在儲存格 F2 輸入以下公式：

   codeExcel

   =REPLACE(E2,3,6,"******")

2. 公式解析：

   • E2：原始身分證號碼儲存格。

   • 3：從第 3 個字元開始取代。

   • 6：總共取代 6 個字元。

   • "******"：用 6 個星號來取代。

   進階用法：如果您覺得手動輸入 6 個星號很麻煩，也可以再次使用 REPT 函數！

   codeExcel

   =REPLACE(E2,3,6,REPT("*",6))

   這個公式的結果完全相同，但在需要取代大量字元時會更加方便。

總結

透過今天的教學，您可以看到 REPLACE 函數不僅簡單易用，在結合 LEN 和 REPT 之後，更能彈性地應對各種個資遮蔽的需求。下次當您需要處理敏感資料時，不妨試試這個方法，它將會是您保護資料隱私的得力助手！