如何利用 Google 試算表與 Apps Script 自訂多元線上訂購單與訂單查詢系統

在網路銷售（例如使用 LINE 群組或社群平台賣東西）的過程中，店家經常需要因應不同的節慶或行銷活動，調整訂購單的內容與優惠方案。例如：平時的活動是「買 10 包送 2 包」；每月 15 號則是「原味買百包送 40 包」；到了母親節或中秋節，又會推出不同的促銷組合。

為了讓商家能輕鬆切換不同的訂購單內容，本篇教學將介紹如何透過 Google 試算表結合 Apps Script，實現動態切換訂購頁面、接收訂單、發送郵件通知，並提供顧客即時查詢訂單狀態的功能。

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步驟一：建立與整理 Google 試算表副本

首先，我們需要取得系統的 Google 試算表範本，並將其複製到自己的雲端硬碟中。

1. 建立副本：開啟分享的試算表連結，將網址後方的 edit... 改為 copy，或直接點選「建立副本」。

2. 清除測試資料：

   • 在「訂單內容」工作表中，將原先測試用的訂單資料整列刪除。

   • 清除後，「訂單明細」與「訂單查詢」等分頁的暫存資料也隨之更新。

3. 檢視店家設定：在「店家設定」工作表中，您可以設定店家名稱、目前要啟用的頁面名稱（例如：shop、shop01、shop02 等），以及設定特定促銷期間與訂單顯示筆數。

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步驟二：部署 Apps Script 網頁應用程式

為了讓顧客能開啟訂購網頁，我們必須將試算表後台的程式碼部署為網頁應用程式。

1. 在試算表上方選單點選 「擴充功能」 > 「Apps Script」。

2. 開啟 Apps Script 編輯器後，您會看到預設的 HTML 檔（如 shop.html、shop01.html 等）與主程式。

3. 點選右上角的 「部署」 > 「管理部署作業」。

4. 點選 「建立部署作業」（或點選設定圖示確保類型為「網頁應用程式」）。

5. 調整設定：

   • 執行身份：選擇「您自己」（您的 Google 帳號）。

   • 誰可以存取：務必修改為 「所有人」，這樣外部顧客才能順利開啟網頁。

6. 點選 「部署」。

7. 授予存取權：

   • 系統會要求授權，點選「授予存取權」。

   • 選擇您的 Google 帳號，若出現警告畫面，點選「進階 (Advanced)」>「前往（不安全）」以繼續。

   • 勾選授權項目（例如發送電子郵件、管理試算表權限等），並點選「允許 (Continue)」。

8. 部署完成後，複製畫面上產生的 「網頁應用程式網址」。

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步驟三：動態切換訂購網頁與後台設定

將複製的網頁應用程式網址貼至新分頁開啟，即可看到預設的訂購單畫面。

• 動態頁面切換：
  若您在試算表的「店家設定」中，將「目前使用頁面名稱」從 shop 改為 shop01（對應每月中秋或特定促銷網頁），接著回到訂購網頁重新整理，網頁的產品內容、促銷標題與價格計算邏輯便會即時更新，不需重新修改 Apps Script 程式碼。

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步驟四：下單實測與顧客訂單狀態查詢

1. 顧客下單與通知

顧客在網頁上填寫姓名、電話、地址與備註，並選擇商品數量後，點選「送出」：

• 系統會自動計算總金額（包含是否滿額免運費）。

• 送出後，顧客可以選擇透過 LINE 傳送訂單明細（此功能在手機端支援度較佳）。

• 同時，店家（或設定的電子信箱）會收到一封包含訂購細節的系統自動確認信。

2. 後台處理與訂單查詢

• 店家收到訂單後，資料會自動同步寫入 Google 試算表的「訂單內容」中。

• 顧客可透過網頁底部的 「訂單查詢」 按鈕，查看目前的處理進度。

• 為避免前端資料遭到竄改，訂單狀態皆由店家在試算表後台進行管理。當店家在試算表中的「訂單狀態」欄位手動更新為「已確認，等待匯款」或「已出貨」，顧客端重新查詢時，狀態便會即時同步變更。

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步驟五：利用「計價產生器」自訂專屬訂購單內容

如果您想要更換不同的商品菜單（例如改為麵線糊店家），可使用自訂的「計價產生器」工具來產生新的 HTML 原始碼。

1. 開啟「計價產生器」工具頁面。

2. 根據您的商品、價格、口味選項（如加不加香菜、辣度等）進行設定。

3. 產生網頁後，先進行下單測試，確認計算邏輯無誤。

4. 在網頁任意處按右鍵，點選 「檢視網頁原始碼」。

5. 使用快捷鍵 Ctrl + A 全選，並 Ctrl + C 複製所有原始碼。

6. 回到您的 Google Apps Script 編輯器，在對應的 HTML 檔案中（例如 shop.html），將原有內容全選刪除，並貼上剛剛複製的新原始碼，接著存檔。

7. 重新部署：

   • 點選「部署」>「管理部署作業」。

   • 點選編輯按鈕（筆形圖示），並在版本下拉選單中選擇 「新增版本」（可備註例如「修改訂購單」）。

   • 點選「部署」完成更新。

8. 重新整理訂購網頁，您的專屬新菜單訂購單即設定完成。

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結語

透過這套結合 Google 試算表、Apps Script 與 HTML 計價產生器的系統，中小商家不需要繁雜的後台伺服器，也能建立具有彈性促銷方案的線上訂購平台。顧客下單、店家收信、後台資料處理與訂單狀態查詢，皆可在雲端協作工具中完成，提供了一個兼具便利性與低成本的微型電商處理解決方案。

【Google 試算表小秘訣】別再手動改資料了！教你用 REGEXREPLACE 打造專業、保密的訂單查詢系統

 在數位時代，資料即是資產，但處理不當就會變成負債。許多賣家在訂單量增加後，仍習慣手動整理資料，這不僅效率低下，更隱藏著巨大的「個資外洩」風險。想像一下，若為了讓客戶查詢進度而公開整份試算表，對方的姓名、電話、住址將毫無遮掩地暴露在所有人面前，這不僅觸犯《個資法》，更會摧毀品牌信任感。

身為試算表專家，我要教你如何利用 QUERY 與 REGEXREPLACE 這兩大神級函數，打造一個「自動排序」且「自動遮蔽個資」的專業查詢系統。

亮點一：逆轉排序與關鍵字搜尋——讓最新訂單永遠排在第一行

傳統試算表最讓人頭痛的，就是新資料永遠往底部疊加。使用者每次開啟檔案都要「往下拉」才能看到最新狀態，體驗極差。

透過 QUERY 函數，我們可以像建立搜尋引擎一樣，自動抓取原始資料並重新排列。

=QUERY(訂單資料!A:G, "SELECT * WHERE B LIKE '%" & B1 & "%' ORDER BY A DESC", 1)

專家解析：

1. ORDER BY A DESC：這是系統的靈魂。它能將資料依據時間（假設在 A 欄）進行「降冪排列」，確保最後一筆訂單永遠出現在最上方。
2. LIKE 關鍵字搜尋：如原始文本所述，透過關鍵字語法（例如在 B1 儲存格輸入「蔡」），系統就能即時過濾出所有與該關鍵字相關的訂單。

亮點二：姓名去識別化——精準的中間遮罩術

在查詢界面，我們需要讓客戶一眼認出「這是我的訂單」，但又不能顯示全名。這時就要動用 REGEXREPLACE（正規表達式取代）來執行精密的「手術」。

「間隔兩個字去取...變成圈圈」 —— 節錄自原始文本

要實現這種效果，我們需要定義「捕捉組」邏輯。以下是處理姓名的公式範例：

=REGEXREPLACE(B2, "(.)(.)", "$1○")

專家技術筆記： 在這個公式中，(.) 代表捕捉任何一個字元。我們將姓名中的兩個字分為一組。

• $1：代表保留該組中的第一個字。
• ○：則是直接取代該組中的第二個字。 透過這種方式，「蔡明和」會變成「蔡○和」，在保留可識別性的同時，有效保護個資。

亮點三：手機與地址的「4+4 密碼」——兼顧客服與隱私的平衡點

對於手機號碼與居住地址，遮蔽邏輯必須更嚴謹。單純遮掉一個字是不夠的，但全遮又會導致無法核對。專家建議採用「保留前後、中間遮蔽」的 4+4 實踐：

「電話我只是前四碼加後四碼，方便識別」 —— 節錄自原始文本

這種處理方式適用於電話與長地址，能確保客服人員在電話中與客戶核對末四碼，卻不讓旁人窺視完整個資。

=REGEXREPLACE(C2, "^(.{4}).*(.{4})$", "$1****$2")

為什麼這對店家管理有好處？

• 核對快速： 使用者只要比對自己手機的頭尾數字，就能快速確認。
• 隱私保障： 即使是地址，我們也能遮蔽中間的巷、弄、號碼。
• 技術實現：
  • ^ 與 $：分別代表資料的「開頭」與「結尾」。
  • .{4}：代表抓取「任意字元的四次重複」。
  • .*：代表中間不論長短的所有字元，通通由 **** 取代。

總結與思考

結合 QUERY 的動態排序與 REGEXREPLACE 的智慧去識別化，你就能在 Google 試算表中建立出一套媲美專業系統的查詢模組。這不僅能大幅節省人工調整資料的時間，更能顯著提升企業在處理客戶敏感個資時的安全性。

專業人士與一般人的差別，往往在於是否能運用工具「預防風險」而非僅是「處理資料」。

最後留一個問題給你思考：在你的日常辦公流程中，還有哪些敏感資料（如身份證字號、信用卡末四碼）其實可以透過公式自動遮蔽，而不需要人工介入處理？

告別手動複製貼上！Google 試算表高手才知道的「訂單自動拆解術」

 1. 引言：被淹沒在訂單資料裡的你，需要更聰明的做法

你是否曾經面對過這樣的畫面：從系統匯出的訂單資料中，產品名稱、數量、單價全部擠在同一個儲存格裡，中間只用簡單的分號隔開？為了計算庫存或整理報表，你只能苦命地動用「複製、貼上」大法，一筆一筆將資料拆分到正確的欄位。這種重複性的體力活不僅耗時，更容易因為一時眼花而導致帳務錯誤。

試想一下，如果你只需在第一列寫好一次公式，往後不論湧入多少訂單，所有欄位都能自動歸類、精準到位，你的工作效率會提升多少？今天，身為自動化顧問，我要教你如何運用 Google 試算表的進階組合技，將混亂的原始文字轉化為專業的數據系統。

2. 重點一：Regex 就像雷射手術，精準切割你需要的內容

在處理格式混亂的文字時，傳統的搜尋功能往往顯得力不從心。這時我們需要 REGEXEXTRACT 函數，它能根據特定的規則（正規表示法）抓取字串。

最有效的邏輯之一是「排除法」，公式中常見的符號是 [^;]+。對於非技術人員來說，這看起來像外星語，但它的邏輯非常直覺：

• 括號內的 ^ 符號代表「排除」。
• ; 代表分號。
  • +代表「一個或多個字元」。

合併起來的意思就是：抓取除了分號以外的所有內容，直到遇到下一個分號為止才停止。

「抓到除了分號以外的字都抓出來...抓到分號它就抓出來了」

這種「排除法」在處理變動長度的文字時特別強大，不論產品名稱是三個字還是十個字，公式都能像雷射手術般精準切割，不留贅詞。

3. 重點二：括號的魔力——只拿走「精華」，不留下「贅詞」

原始資料通常帶有標籤，例如「產品：香純滴雞精」。如果我們直接抓取，欄位裡會連同「產品：」這三個字一起存入。但為了後續能製作樞紐分析表或自動加總，我們必須確保資料的「純淨度」。

這就是 REGEXEXTRACT 中「小括號 ()」大顯身手的時刻。在正規表示法中，小括號代表「擷取群組」。當我們搜尋「產品：([^;]+)」時，公式會掃描整段文字，但只會把括號內的「精華」回傳到儲存格中。

「左括號跟右括號是我要擷取的內容...我只要擷取這一塊就好了」

透過定義擷取群組，我們能過濾掉多餘的標籤文字，確保進入資料庫的每一筆資訊都是乾淨、可直接運算的純數據。

4. 重點三：進階技巧——確保數字能被「算出來」

身為效率專家，我必須提醒你一個常見的坑：REGEXEXTRACT 擷取出來的結果預設是「文字」。如果你擷取的是「數量」，而該儲存格被視為文字，你就無法對它進行加總或計算。

因此，在處理數量欄位時，高手會使用 [0-9]+ 來精準定位數字，並在公式最外層套用 VALUE 函數。這能確保擷取出來的「10」不僅僅是長得像數字的文字，而是真正具備數學意義、可以被計算的數值。

5. 重點四：Array Formula 讓公式「自動繁殖」到整欄

當你學會了精準擷取，下一個挑戰是如何處理成千上萬筆資料。如果你還在用滑鼠按住儲存格右下角往下拖曳公式，那就太慢了。

ARRAYFORMULA（陣列公式）能讓你的公式具備「自動繁殖」的能力。透過將範圍設定為 A2:A（代表從第二列到該欄的最末端），你只需在第一列輸入一次公式，它就會自動應用到後續新增的所有列位。這不僅省力，更能維持「資料完整性」，避免因人為遺漏下拉公式而導致報表缺漏。

6. 重點五：IFERROR 是讓報表變專業的最後一道防線

一個專業的自動化系統，必須考慮到「容錯性」。在設定了陣列公式後，如果下方的儲存格還沒有訂單內容，試算表通常會顯示 #N/A 的錯誤訊息，讓整份報表看起來雜亂無章。

這時我們需要加上 IFERROR 函數。它的作用像是一道濾鏡，當公式判斷該列目前沒有資料時，就自動顯示為空白（使用雙引號 "" 表示）。這能讓你的報表始終保持視覺上的整潔與專業感，讓主管或客戶感受到系統的細膩度。

7. 結論：從「資料處理者」進化為「系統設計者」

透過 REGEXEXTRACT 的精準切割、括號的擷取技術、ARRAYFORMULA 的自動擴充，以及 IFERROR 的視覺優化，你已經成功建立了一套強大的「訂單自動拆解系統」。

這項轉變的意義不只是省下幾分鐘的時間，而是讓你從一個疲於奔命的「資料處理者」，進化成一個能優化流程、確保數據精確的「系統設計者」。當你的試算表具備了自動思考與處理的能力，你會把省下來的時間，投入到哪些更有價值的決策或創意工作上呢？

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實戰公式範例：

擷取純產品名稱（排除標籤）： ARRAYFORMULA(IFERROR(REGEXEXTRACT(A2:A, "產品：([^;]+)"), ""))

擷取數量並轉為可計算數值（使用 VALUE 轉換）： ARRAYFORMULA(IFERROR(VALUE(REGEXEXTRACT(A2:A, "數量：([0-9]+)")), ""))