【Excel教學】如何使用 Power Query 合併多個 Excel 檔案？一鍵更新超方便！

您是否經常需要手動複製、貼上來合併來自不同分店、不同月份或不同業務的 Excel 報表？這個過程不僅耗時，還容易出錯。今天，我們要介紹一個強大的 Excel 內建工具——Power Query，它能讓您輕鬆自動化這個過程。只要設定一次，未來不論是修改原始檔案，還是新增檔案，都只需要一個按鍵就能完成更新！

準備工作：建立資料夾

在開始之前，最重要的一步是：將所有要合併的 Excel 檔案全部放在同一個資料夾中。

Power Query 將會讀取這個資料夾裡的所有檔案。請確保這些檔案的欄位結構和工作表名稱都保持一致，以獲得最佳效果。

例如，我們有三個分店的銷售檔案，都放在「員林香純滴雞精」這個資料夾內：

每個檔案的內容格式都相同，包含「月份」、「購買者」和「金額」等欄位：

操作步驟

1. 首先，開啟一個全新的 Excel 活頁簿。這個檔案將用來存放我們合併後的總資料。

2. 點選功能區的 [資料] 頁籤。

3. 選擇 [取得資料] > [從檔案] > [從資料夾]。

1. 在跳出的對話框中，瀏覽並選取您剛剛存放所有 Excel 檔案的資料夾。

2. Excel 會顯示資料夾中的檔案清單。在此視窗中，點選右下角的 [轉換資料] 按鈕，這會將我們帶入 Power Query 編輯器。

進入 Power Query 編輯器後，您會看到檔案的詳細資訊。我們需要新增一個資料行來讀取每個檔案的實際內容。

1. 點選頂端功能區的 [新增資料行] > [自訂資料行]。

2. 在「自訂資料行」視窗中，輸入以下公式：

   Generated code

   = Excel.Workbook([Content])

   • Excel.Workbook() 是 Power Query 用來解讀 Excel 檔案內容的函數。

   • [Content] 是指來源步驟中代表檔案二進位內容的欄位。

1. 新增完自訂資料行後，您會看到欄位中出現了「Table」物件。點擊該欄位標題右側的 「展開」 按鈕 (雙向箭頭圖示)。

2. 這會顯示每個 Excel 檔案內的工作表和表格。取消勾選 [使用原始資料行名稱做為前置詞]，然後按 [確定]。

3. 此時，您會看到一個名為 Data 的新欄位，其中包含了每個工作表的實際資料。再次點擊 Data 欄位標題旁的 「展開」 按鈕。

4. 神奇的事情發生了！所有檔案的資料都被合併到同一個表格中了。

合併後的資料還需要一些整理。

1. 提升標頭：您會發現原始的欄位標題（如：月份、購買者）變成了第一列。點選 [轉換] 頁籤，然後點擊 [使用第一個資料列作為標頭]。

2. 移除多餘標頭：提升標頭後，來自其他檔案的標頭列仍然會殘留在資料中。點擊任一欄位的篩選箭頭，取消勾選標頭文字（例如，取消勾選「月份」），將這些多餘的標頭列過濾掉。

3. 移除不需要的欄位：現在可以將一開始的 Content、Name 等用不到的欄位移除。按住 Ctrl 點選要移除的欄位標題，然後按右鍵選擇 [移除資料行]。

4. 最後，點選 [常用] > [關閉並載入]，Power Query 就會將整理好的資料載入到您的 Excel 工作表中。

重點提醒：避免循環參照錯誤！

當您儲存這個合併後的檔案時，請不要將它存在來源資料夾中！

如果您這麼做，下次重新整理時，Power Query 會試圖讀取來源資料夾裡「所有」的檔案，包含它自己，這會導致無限循環而產生錯誤。

解決方案：

• 最佳做法： 將合併後的總表檔案儲存在另一個不同的資料夾。

• 替代方案： 如果必須存在同一個資料夾，請回到 Power Query 編輯器的「來源」步驟，篩選 Name 欄位，將您這個合併檔案的檔名排除掉。

神奇之處：一鍵更新

這就是 Power Query 最迷人的地方。當您的原始資料有任何變動時：

• 修改了原始檔？ (例如，將某筆金額從 1500 改為 9000)

• 新增了檔案到資料夾？ (例如，新增了「彰化2店.xlsx」)

您只需要回到合併後的檔案，點選 [資料] > [全部重新整理]。

所有變更都會立刻、自動地同步到您的總表中，再也不需要重複手動操作了！