Excel 教學：用 Power Query 合併查詢，完美取代 VLOOKUP！

在處理 Excel 資料時，我們經常需要將來自不同工作表的資料合併在一起。許多人會立刻想到 VLOOKUP 這個函數，但它雖然實用，卻有不少令人頭痛的限制。今天，我們要介紹一個更強大、更靈活的內建工具——Power Query，它能完美解決 VLOOKUP 的所有痛點，讓資料合併變得輕鬆又高效。

VLOOKUP 的痛點回顧

在開始之前，我們先快速回顧一下為什麼 VLOOKUP 有時會讓人抓狂：

1. 查詢欄位必須在第一欄：你只能從選取範圍的第一欄開始查找，如果要查找的欄位在中間，你就必須重新調整資料或使用更複雜的函數。

2. 一次只能傳回一個欄位：如果你需要帶回客戶的「電話」和「地址」，就必須做兩次 VLOOKUP。

3. 日期格式會出錯：當你查找的目標是日期時，VLOOKUP 常常會傳回一串看不懂的數字，你還得手動調整儲存格格式。

這些問題在 Power Query 中通通不存在！它唯一的「缺點」是資料不會像公式一樣即時更新，但只需要按一下「重新整理」，所有步驟就會自動重跑，這對於建立標準化、可重複的報表流程來說，反而是個巨大的優點。

實戰情境：合併訂單與客戶資料

假設我們有兩個表格：

• 購買明細 (：記錄了每筆訂單的日期、產品、購買者和數量。

• 客戶資料 (：儲存了客戶的編號、姓名、電話、地址和最後一次購買日期。

我們的目標是：建立一張完整的「出貨單」，將「客戶資料」中的「電話」和「地址」等資訊，根據「購買者」姓名合併到「購買明細」中。

操作步驟：一步步用 Power Query 完成合併

首先，我們需要讓 Power Query 知道我們要處理哪些資料。

1. 載入「購買明細」：

   • 點選「購買明細」表格中的任何一個儲存格。

   • 前往上方功能區的 資料 > 從表格/範圍。

   • Excel 會自動開啟 Power Query 編輯器。在右側的「查詢設定」中，將名稱從預設的「表格1」改為更有意義的 購買明細。

   • 點擊左上角的 關閉並載入 > 關閉並載入至...。

   • 在跳出的視窗中，選擇 只建立連線，然後按「確定」。這一步非常重要，代表我們先不把資料倒回 Excel，只是建立一個資料來源的連結。

2. 載入「客戶資料」：

   • 重複上述步驟，點選「客戶資料」表格。

   • 同樣透過 資料 > 從表格/範圍 載入。

   • 將查詢名稱改為 客戶資料。

   • 一樣選擇 關閉並載入至... > 只建立連線。

完成後，你不會看到新的工作表，但在右側的「查詢與連線」窗格中，會看到我們剛剛建立的兩個資料連線。

現在兩個資料來源都準備好了，我們可以開始進行合併。

1. 前往 資料 > 取得資料 > 結合查詢 > 合併。

2. 在「合併」視窗中：

   • 第一個下拉選單選擇 購買明細 (我們的主要表格)。

   • 第二個下拉選單選擇 客戶資料 (我們要從中抓取資料的表格)。

   • 接下來，點選兩個表格之間用來比對的共同欄位。在 購買明細 表格中點選 購買者 欄，在 客戶資料 表格中點選 客戶名稱 欄。

   • Power Query 會自動比對，並在下方顯示「已選取符合第一份資料表...」，確認連接無誤。

   • 「聯結種類」保持預設的「左方外部」即可。

3. 點擊「確定」，進入新的合併查詢編輯畫面。

你會看到，合併後的表格最後多了一個名為「客戶資料」的欄位，裡面的值都是 Table。這代表 Power Query 已經把相關的資料都打包好了，我們只需要把它「展開」。

1. 點擊「客戶資料」欄位標題右側的 雙箭頭展開圖示。

2. 在彈出的選單中，取消勾選 使用原始資料行名稱做為前置詞，這樣帶入的欄位名稱會更簡潔。

3. 勾選你想要帶入的欄位，例如 電話、地址 和 最後一次購買日期。

4. 按下「確定」。

神奇的事情發生了！所有你需要的欄位都自動添加到了表格的右側，而且你會發現「最後一次購買日期」的格式完全正確，沒有變成奇怪的數字。

1. 在右側將這個新的合併查詢命名為 出貨單。

2. 點擊左上角的 關閉並載入。

這次 Power Query 會建立一個新的工作表，裡面就是我們完美合併後的「出貨單」！

如何更新資料？

當你的原始資料（例如「購買明細」）有新增或變更時，你不需要重做以上所有步驟。只需要到最終的「出貨單」工作表，在表格上按一下 滑鼠右鍵，選擇 重新整理，所有資料就會立刻更新！

總結

透過 Power Query，我們不僅解決了 VLOOKUP 的所有缺點，更建立了一個自動化、可重複使用的資料處理流程。下次當你面對複雜的資料合併需求時，不妨放下 VLOOKUP，試試看 Power Query 帶來的便利與強大功能吧！