【Excel教學】如何自訂排序規則？簽到單不再亂糟糟！

 您是否也曾為了製作簽到單而煩惱？明明希望名單能按照「單位」或「職稱」的特定順序排列，但 Excel 預設的排序卻是按照「筆劃」多寡，結果總是不如人意。

今天，我們就來分享一個超實用的 Excel 技巧：「自訂排序規則」，讓您輕鬆搞定各種排序需求。此外，我們還會教您當排序清單太長時的完美解決方案！

方法一：使用「自訂清單」排序 (適用於清單不長的情況)

這是 Excel 內建最直覺的方法，適用於排序規則的總字數在 255 字元以內的情況。

核心問題與技巧：

在設定自訂清單時，很多人會發現無法直接從 Excel 儲存格複製內容並貼上。這是一個隱藏的限制，但解決方法很簡單：

「無法將儲存格內容複製到自訂格式時，可以先複製到記事本，再由記事本複製到自訂排序就可以。」

簡單來說，就是利用「記事本」做為中轉站，就能成功貼上。

操作步驟：

1. 準備您的排序規則： 首先，在工作表的空白處，依照您想要的順序，將單位或職稱的清單建立好。例如，我們先建立「單位」的排序規則。

2. 複製到記事本： 將您剛剛建立好的排序清單（例如所有單位名稱）複製起來，開啟一個記事本（Notepad）檔案，將內容貼上。

3. 從記事本複製： 接著，從記事本中將剛剛貼上的文字內容再次「全選」並「複製」。

4. 開啟自訂排序：

   • 選取您要排序的完整資料範圍。

   • 前往 常用 > 排序與篩選 > 自訂排序。

   • 如果您的資料有標題列，請務必勾選 我的資料有標題。

5. 建立並套用自訂清單：

   • 在排序視窗中，選擇主要排序的欄位（例如「單位」）。

   • 在「順序」的下拉選單中，選擇 自訂清單。

   • 在跳出的「自訂清單」視窗中，於右側的「清單項目」欄位內，按右鍵「貼上」您從記事本複製的內容。

   • 點選 新增，您就會在左邊看到新的排序規則，然後點選 確定。

   • 回到排序視窗，您會看到「順序」已經變成您剛剛建立的清單。

6. 新增第二層排序：

   • 點選 新增層級，新增一個排序規則。

   • 選擇次要排序的欄位（例如「職稱」）。

   • 重複步驟 2 到 5，為「職稱」也建立一個自訂排序清單。

   • 最後按下 確定，排序就完成了！

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方法二：排序清單太長？用 VLOOKUP 來解決！

如果您的單位或職稱清單非常長，總字數超過 255 字元的限制，方法一就會失效。這時候，我們可以用更強大的 VLOOKUP 函數來輔助排序。

操作步驟：

1. 建立排序輔助表： 在一個新的工作表或空白區域，建立您的排序對照表。第一欄是項目名稱（單位或職稱），第二欄是您希望的排序數字（1, 2, 3...）。

2. 新增輔助欄位： 回到您的原始資料表，新增兩個輔助欄位，例如「單位排序」和「職稱排序」。

3. 使用 VLOOKUP 抓取排序數字：

   • 在「單位排序」的第一格中，輸入公式：=VLOOKUP(C2, 工作表1!$H$1:$I$47, 2, FALSE)

     • C2: 您要查詢的單位名稱儲存格。

     • 工作表1!$H$1:$I$47: 您剛剛建立的「單位」排序輔助表範圍，記得用 $ 鎖定。

     • 2: 代表要傳回輔助表中的第 2 欄（也就是排序數字）。

     • FALSE: 代表要完全符合。

   • 用同樣的方式，在「職稱排序」欄位中也建立對應的 VLOOKUP 公式。

   • 將公式填滿整個欄位。

4. 依照輔助欄位排序：

   • 再次開啟 自訂排序 視窗。

   • 將排序規則設定為：第一層依照「單位排序」欄位、第二層依照「職稱排序」欄位，順序皆為 最小到最大。

   • 按下 確定，即可得到完全相同的排序結果。

5. 隱藏輔助欄位： 排序完成後，可直接在輔助欄位上按右鍵，選擇 隱藏，讓表格看起來更乾淨。

實用加分題：列印簽到單的美化與設定

排序完成後，通常需要列印出來。這裡有兩個小技巧讓您的簽到單更專業：

1. 新增簽名欄並調整格式： 在最後新增「簽名」欄，並選取所有資料列，一次性調整列高與加上框線，讓版面整齊美觀。

2. 設定重複標題列： 當資料超過一頁時，為了讓每一頁都有標題，可以到 版面配置 > 列印標題，在 頂端標題列 的欄位中，選取您要重複的第一列。這樣列印出來的每一頁都會有完整的標題了！

希望今天的教學對您有幫助，下次遇到複雜的排序問題時，不妨試試這兩種方法，讓您的 Excel 作業更有效率！