【Excel技巧】如何將Word表格完美複製到Excel？解決換行造成的儲存格合併問題

您是否也遇過這樣的困擾：想將一份在 Word 中編輯好的表格，例如員工出缺勤紀錄，複製到 Excel 進行後續資料處理時，格式卻完全跑掉？尤其當 Word 儲存格內有多行文字（使用 Enter 鍵換行）時，貼到 Excel 後，這些資料不僅沒有在同一個儲存格內換行，反而變成了跨越多列的「合併儲存格」，讓後續的篩選、排序和分析工作變得極為困難。

今天，我們就來分享一個非常實用的小技巧，透過「兩次取代」的聰明方法，完美解決這個問題！

問題情境

一位網友在論壇上提問，他將 Word 裡的員工出缺勤表格複製到 Excel 後，原本在 Word 中使用 Enter 鍵換行的儲存格內容，到了 Excel 卻佔用了多個列，導致表格結構大亂。他希望找到一個快速的方法，讓資料能像下圖「想要的結果」一樣，正確地在單一儲存格內換行。

一般的錯誤情形：

原本在 Word 單一儲存格內的「星期一」和「星期三」，貼到 Excel 後分散成兩列，並形成了合併儲存格。

使用者想要的正確結果：

所有資料都在正確的單一儲存格內，並以換行方式呈現。

解決方法：兩步驟取代法

這個問題的核心在於 Word 的「段落標記 (Enter)」和 Excel 的「儲存格內換行 (Alt+Enter)」在複製貼上時無法直接轉換。我們的解決思路是：

1. 第一步 (在 Word)： 先將 Word 中的「換行」暫時換成一個不會用到的特殊符號（例如分號 ;）。

2. 第二步 (在 Excel)： 將表格貼到 Excel 後，再把那個特殊符號（;）換回 Excel 認得的「換行」。

聽起來很簡單？讓我們跟著以下步驟實際操作一次。

1. 在 Word 中打開您的表格文件，按下鍵盤快速鍵 Ctrl + H 打開「尋找及取代」視窗。

2. 點選左下角的「更多 >>」展開進階選項。

3. 在「尋找目標」欄位中，點擊下方的「指定方式」，並選擇「段落標記」。此時欄位中會出現特殊代碼 ^p。

4. 在「取代為」欄位中，輸入一個表格內絕對不會出現的符號，影片中範例是使用半形的分號 ;。

5. 點擊「全部取代」。Word 會告訴您完成了幾項取代，這時您會看到儲存格中的換行都變成了分號。

1. 將 Word 中處理好的整個表格複製起來 (Ctrl + C)。

2. 打開 Excel，在您想要的位置貼上 (Ctrl + V)。您會發現表格格式非常整齊，不會再有合併儲存格的問題了。

3. 接下來，我們要還原換行。選取剛剛貼上的資料範圍，按下鍵盤快速鍵 Ctrl + H 打開「尋找及取代」視窗。

4. 在「尋找目標」欄位中，輸入我們剛剛使用的臨時符號，也就是分號 ;。

5. 【關鍵步驟】 在「取代為」的欄位中，請按住 Ctrl 鍵不放，再按一下 J 鍵 (Ctrl + J)。

   • 注意： 按下 Ctrl + J 後，欄位中看起來不會有任何變化，或只會出現一個微小的閃爍游標，這是正常的！這個動作是輸入一個 Excel 認得的「換行字元」。請確保只按一次，以免產生多餘的空行。

6. 點擊「全部取代」。

大功告成！您會看到所有的分號都變成了儲存格內的換行，完美達成您想要的結果。

總結

這個方法利用了一個中間的「橋樑符號」，巧妙地避開了 Word 和 Excel 對於換行符號解釋不同的問題。雖然多了一個步驟，但對於需要處理大量數據的表格來說，比起手動一個一個修改，這個方法無疑是既快速又準確的最佳選擇。下次再遇到同樣的問題，不妨試試這個技巧吧！