Google 表單如何實現商品限量購買？使用 formRanger 外掛搭配試算表公式

今天來跟大家分享一個 Google 表單的進階應用：如何讓您的 Google 表單銷售商品時，可以限制購買數量，賣掉一個就少一個，達到「限量購買」的效果。這也是有網友在我的部落格留言區詢問到的問題。

為什麼需要限量購買？

Google 表單本身雖然可以設定問題讓大家選擇商品數量，但它預設並不知道每個商品還有多少庫存。而另一個常見的外掛 formLimiter，主要功能是限制整個表單的總回應數，或是設定結束填寫的特定日期/時間，它也無法針對「個別」商品的數量做限制。

如果您有商品需要做限量促銷，例如某款商品只有 10 個庫存，希望每賣出一個，表單上可選的數量就自動減少，直到售完為止，這時候 formRanger 這個外掛就能派上用場了。

FormRanger 的原理與限制

formRanger 解決這個問題的原理，是在連結到 Google 表單回應的試算表中設定公式，這個公式會去計算每個商品「還剩下多少」可供購買。formRanger 外掛則會定期（或在表單提交後），自動抓取試算表中計算出來的剩餘數量，來更新 Google 表單中對應商品選項的下拉式選單或多重選擇項目。

限制： 不過，這種做法最大的限制在於「即時性」。因為它需要等待表單提交後的資料寫入試算表，並等待 formRanger 抓取試算表數據來更新表單選項，這中間會有一個時間差。如果剛好有兩個人在極短的時間內同時提交了訂單，且兩人都購買了最後的商品數量（例如剩下 2 個，兩人同時各買 2 個），最終試算表的回應可能會紀錄兩筆訂單各 2 個，導致計算出的剩餘數量變成 -2，並非精確的庫存管理系統。

因此，這個方法比較適合：

• 商品流量不大，較少發生多人同時搶購的情況。

• 對庫存精確度要求非極度嚴苛的限量銷售。

• 個人或小型團體進行的簡單商品訂購。

對於需要高度即時、精確庫存的電商應用，建議使用更專業的電商平台。

實際操作步驟

接下來，我們就來一步一步示範如何設定：

Step 1：建立 Google 表單與連結試算表

1. 首先，登入您的 Google 帳戶，建立一個新的 Google 表單 (或開啟您現有的商品訂購表單)。

2. 新增您的商品問題。例如：

   • 問題 1：金門高粱醋果凍 1盒 305元

   • 問題 2：詹記手工麵線料理包 3包 340元

   • 將問題類型設定為「多重選擇」或「下拉式選單」。

3. 在表單編輯頁面上方，點擊「回覆」頁籤。

4. 點擊綠色的 Google 試算表圖示 (連結至試算表)，選擇「建立新的試算表」，並給它一個名稱 (例如：限量銷售訂購記錄)。點擊「建立」。這會將您的表單回應連結到一個新的 Google 試算表。

Step 2：設定庫存計算工作表

1. 開啟剛剛建立的 Google 試算表。您會看到一個名為「表單回應 1」的工作表，裡面會紀錄所有表單提交的回應。

2. 在試算表左下角，點擊「+」號新增一個新的工作表。將這個工作表命名為容易識別的名稱，例如「庫存計算」或「工作表 2」。

3. 在這個新的工作表中，設定您的商品名稱、總庫存量以及計算剩餘數量的欄位。例如：

   • 在 A1 儲存格輸入：「已售出金門高粱醋果凍 1盒 305元」 (複製表單問題名稱即可，但名稱會用在公式，建議不要有特殊字元或太長)

   • 在 B1 儲存格輸入：10 (設定此商品的總庫存為 10 個)

   • 在 C1 儲存格輸入：「已售出詹記手工麵線料理包 3包 340元」 (複製表單問題名稱)

   • 在 D1 儲存格輸入：10 (設定此商品的總庫存為 10 個)

4. 現在，設定計算剩餘數量的公式：

   • 在 A2 儲存格輸入以下公式：

     =if(row(A1)<=($B$1-sum('表單回應 1'!B:B)),row(A1),"*已售完下次請早*")

     
     

     這個公式的意思是：

     • row(A1): 取得目前儲存格的列號（從 A2 開始，所以是 2, 3, 4...）。FormRanger 會用這個來產生下拉選單的選項數字 1, 2, 3...。

     • $B$1: 這是總庫存數量 (鎖定 B1 儲存格)。

     • sum('表單回應 1'!B:B): 計算「表單回應 1」工作表中，B 欄 (對應到表單中第一個商品的回應欄位) 的所有數字加總。這就是已售出的總數量。

     • ($B$1-sum(...)): 計算剩餘庫存。

     • IF(row(A1)<=(剩餘庫存),row(A1),"*已售完下次請早*"): 如果目前的列號 (row(A1)) 小於或等於剩餘庫存，就顯示目前的列號數字。否則，就顯示「已售完下次請早」。

   • 將 A2 儲存格的公式向下拖曳，填滿足夠的列數 (例如填滿 10 列，對應最多 10 個庫存)。您會看到儲存格顯示 1, 2, 3... 直到剩餘庫存的最大數字。

   • 對第二個商品重複步驟，公式設定在 C2 儲存格：

     =if(row(A1)<=($D$1-sum('表單回應 1'!C:C)),row(A1),"*已售完下次請早*")

     
     

     注意這裡改為參照總庫存的 D1 儲存格，以及計算已售出數量的「表單回應 1」工作表中的 C 欄。將公式向下拖曳填滿足夠的列數。

Step 3：安裝並設定 formRanger 外掛

1. 回到 Google 表單編輯頁面。

2. 點擊右上角的「更多」圖示 (三個垂直點) -> 「外掛程式」。

3. 在跳出的視窗中，搜尋「formRanger」並安裝。

4. 安裝完成後，點擊表單編輯頁面上方靠右的「外掛程式」圖示 (拼圖形狀)，選擇 formRanger -> Start。

5. formRanger 側邊欄會從右側滑出。在 "Questions list" (問題清單) 中，您會看到您的商品問題。

6. 點擊第一個商品問題的標題 (例如：金門高粱醋果凍...) 旁邊的播放按鈕 ▶。

7. 勾選 "Populate from range"。

8. 點擊 "Select" 按鈕，選擇您剛剛建立的 Google 試算表 (限量銷售訂購記錄)。

9. 在 "Sheet name" (工作表名稱) 下拉選單選擇您建立的庫存計算工作表 (例如：工作表 2)。

10. 在 "Column header" (欄標題) 下拉選單選擇對應的欄位 (例如：已售出金門高粱醋果凍...)。預覽畫面會顯示該欄位的數據 (剩餘可選數量)。

11. 在 "Range name" (範圍名稱) 中為此範圍取一個名稱 (例如：高粱醋庫存)。點擊 "Save and populate question"。

12. 對第二個商品問題重複步驟 6-11，選擇對應的欄位 (例如：已售出詹記手工麵線...)，並取另一個名稱 (例如：麵線庫存)。

Step 4：開啟自動更新

1. 在 formRanger 側邊欄下方，找到 "Auto-repopulate questions"。

2. 建議開啟 "On form submit" 的開關 (ON)。這樣每次有人提交表單，formRanger 就會自動更新表單選項，反映最新的剩餘數量。

3. 如果您預期回應量極大，可以同時開啟或只開啟 "Every hour" 的開關 (ON)，讓它定時更新。

Step 5：測試您的限量購買表單

1. 點擊表單編輯頁面上方眼睛形狀的「預覽」按鈕。

2. 您會看到商品問題的下拉選單或多重選擇項目中，顯示的是根據試算表計算出的剩餘數量。

3. 提交一些訂單，然後再次預覽表單或等待幾秒後重新整理，觀察可選的數量是否正確減少了。當庫存計算結果為「已售完下次請早」時，該選項就會顯示該文字，讓使用者知道已無庫存。

透過以上步驟，您就成功地利用 formRanger 外掛和 Google 試算表的公式，為 Google 表單的商品實現了簡易的限量購買功能。