Google 表單搭配 Google 試算表：打造限量組合套餐銷售表單，庫存自動更新！

您是否曾經使用 Google 表單來銷售商品，卻遇到了限量品項超賣的問題？特別是像滴雞精這樣的產品，如果每天的產量或庫存有限，傳統的表單很難即時反映庫存狀況，導致客戶下單後才發現缺貨，造成雙方困擾。

今天，站長要分享一個實用的技巧，結合 Google 試算表和 Google 表單外掛 Form Ranger，讓您的表單選項能夠根據試算表中的即時庫存自動更新。當某個品項的庫存賣完時，表單中的該選項就會自動顯示「已售完」，讓客戶在下單前就能清楚知道庫存狀態，有效避免超賣！

情境範例：

假設您每天可以生產三種口味的滴雞精：原味、粉光、人參，每種口味各有 6 包的庫存。每個客戶最多可以選擇 3 包（口味任選）。當某個口味的總銷售量達到 6 包時，該口味在表單中的選項就會顯示為「已售完」。

所需工具：

1. 一個 Google 帳戶 (需有權編輯 Google 表單與試算表)

2. Google 表單 (用於客戶下單)

3. Google 試算表 (用於庫存追蹤)

4. Google 表單外掛 "Form Ranger" (用於將試算表內容同步到表單選項)

步驟教學：

步驟一：建立與設定 Google 試算表

我們需要一個試算表來記錄初始庫存、追蹤銷售量並生成動態的品項清單。

1. 開啟一個新的 Google 試算表，或使用您現有的試算表。建議為追蹤庫存建立一個獨立的工作表，例如命名為「庫存追蹤」或「工作表2」。

2. 在第一列輸入品項的標題：

   • A1: 原味

   • B1: 粉光

   • C1: 人參

3. 在第二列輸入對應的「初始庫存」數量：

   • A2: 6 (例如)

   • B2: 6 (例如)

   • C2: 6 (例如)
     (您可以根據實際每日或總共的庫存設定這些數字)

4. 在第三列計算每個品項的「已售出數量」。這裡需要連結到您的 Google 表單回覆試算表。假設您的表單回覆在另一個工作表，名稱為「表單回應 1」，且表單中關於「組合套餐」的選項回覆位於 C 欄到 E 欄。

   • 在 A3 輸入公式來計算「原味」的總銷售量：
     =COUNTIF('表單回應 1'!C:E, A2)

     這個公式會在「表單回應 1」工作表的 C 到 E 欄中，計算出現與 A2 儲存格內容（即「原味」）相符的儲存格數量。

   • 將 A3 的公式向右拖曳到 B3 和 C3，即可計算「粉光」和「人參」的總銷售量。公式會自動變為 =COUNTIF('表單回應 1'!C:E, B2) 和 =COUNTIF('表單回應 1'!C:E, C2)。

5. 在第四列計算「剩餘庫存」：

   • 在 A4 輸入公式 =A2-A3 (初始庫存 - 已售出)。

   • 將 A4 的公式向右拖曳到 B4 和 C4。

6. 在 E 欄到 G 欄建立 Form Ranger 將讀取的「動態選項清單」。這裡的邏輯是：如果剩餘庫存小於等於 0，則顯示「品項名稱 已售完」，否則只顯示「品項名稱」。

   • 在 E2 輸入公式 =IF(A4<=0, A2&" 已售完", A2)

   • 在 E3 輸入公式 =IF(B4<=0, B2&" 已售完", B2)

   • 在 E4 輸入公式 =IF(C4<=0, C2&" 已售完", C2)

   • 將 E2:E4 的公式向右拖曳到 F2:F4 和 G2:G4。這樣 E2:G4 範圍內的內容就會根據 A4:C4 的剩餘庫存動態更新。

步驟二：建立 Google 表單題目

1. 開啟與上述試算表連結的 Google 表單。

2. 建立三個「下拉式選單」類型的題目，名稱分別為「組合套餐1」、「組合套餐2」、「組合套餐3」。(請確保這些題目在回覆試算表中對應的欄位是連續的，例如 C, D, E 欄，以便步驟一的 COUNTIF 公式能正確計算總銷售量)。

3. 暫時可以不用手動輸入下拉選單的選項，Form Ranger 稍後會自動填入。

步驟三：設定 Form Ranger 外掛

Form Ranger 負責將試算表中的動態清單同步到表單的下拉選項。

1. 在 Google 表單編輯頁面，點選右上角的「外掛程式」圖示 (通常是拼圖形狀)。

2. 如果沒有找到 Form Ranger，點選「取得外掛程式」並搜尋 "Form Ranger" 進行安裝。

3. 安裝完成後，再次點選「外掛程式」，選擇 "formRanger - PROD"，然後點選 "Start"。

4. Form Ranger 側邊欄會出現在右側。在 "Question list" 中，勾選您想動態更新選項的題目，即「組合套餐1」、「組合套餐2」、「組合套餐3」。

5. 點選「Populate from range」。

6. 選擇您的 Google 試算表檔案 (檔案名稱應該會是「您的表單名稱 (回覆)」或您自訂的名稱)。

7. 選擇包含動態選項清單的工作表名稱 (例如：「工作表2」)。

8. 為每個勾選的題目設定對應的範圍：

   • 「組合套餐1」的 Range 選擇「工作表2」的 E2:E4。

   • 「組合套餐2」的 Range 選擇「工作表2」的 F2:F4。

   • 「組合套餐3」的 Range 選擇「工作表2」的 G2:G4。

9. (可選) 在 "Name range" 中為每個範圍取一個名稱，方便日後識別。

10. 勾選 "Auto-repopulate questions"，並設定自動更新的時機：

    • 建議勾選 "On form submit" (當有人提交表單時就更新選項)，這是最即時的。

    • 您也可以勾選 "Every hour" (每小時更新一次)。

11. 點選 "Save and populate question"。Form Ranger 會開始讀取試算表範圍並更新表單選項。第一次設定後，可能需要等待一下。

步驟四：測試表單

1. 點選 Google 表單右上角的「預覽」按鈕 (眼睛圖示)，開啟表單填寫頁面。

2. 檢查「組合套餐1」、「組合套餐2」、「組合套餐3」這三個題目的下拉選單。一開始應該會顯示您在試算表 E2:E4 範圍內設定的初始動態清單。

3. 嘗試填寫表單並提交回覆，特別是選擇不同的品項組合。

4. 回到您的 Google 試算表「庫存追蹤」工作表，觀察 A3:C3 (已售出) 和 A4:C4 (剩餘庫存) 的數字是否正確更新。

5. 回到 Google 表單的預覽頁面 (重要！需要重新整理頁面才能看到 Form Ranger 的更新)，重新整理網頁 (F5 或點擊網址列後按 Enter)。

6. 再次打開下拉選單，觀察選項是否已根據試算表中最新的剩餘庫存狀態更新。「已售完」的品項應該會自動出現。

7. 您可以繼續模擬填寫更多回覆，直到某個品項的剩餘庫存變為 0 或更少，觀察表單中該品項選項的變化。

注意事項與提示：

• Form Ranger 在免費版可能有一些使用限制，例如自動更新的頻率或可連結的題目數量。

• Form Ranger 的更新需要一點時間，特別是設定為「表單提交時」更新，提交後請稍等幾秒鐘，然後再到預覽頁面重新整理網頁，才能看到最新的選項。

• COUNTIF 公式會計算所有指定欄位（此例為 C 到 E）中符合條件的總數。這符合您「每個網友最多可以選三包，口味任選」的需求，因為它可以統計所有組合套餐中選取該品項的總量。

• 確保試算表中用於庫存和品項名稱的儲存格格式一致，避免公式計算錯誤。

透過這個方法，您就可以輕鬆地實現 Google 表單的限量銷售功能，讓您的庫存管理更有效率，同時為客戶提供更準確的商品資訊。