Google 表單教學：提交後自動寄送 Email 通知(含自動編號與金額計算)

今天要分享一個實用的 Google 表單應用：當使用者提交表單後，系統能自動寄送 Email 通知給填寫者，同時也發送 Line Notify 訊息給管理者（例如網站站長）。這個功能不僅限於購物回報，也可用於各種回饋、報名或通報系統。

這次的教學會包含：

1. 自動寄送 Email 給表單填寫者。

2. 自動發送 Line Notify 訊息給管理者。

3. 在 Google Sheet 中使用陣列公式 (ARRAYFORMULA) 自動產生流水號。

4. 在 Google Sheet 中使用陣列公式自動計算金額。

5. 提供可直接使用的 Google Apps Script 程式碼，僅需少量修改即可套用。

為何需要這個功能？

想像一下，無論是處理訂單、收集報名資料或接收問題回報，如果能在使用者提交表單的當下，立即給予他們一封確認信，同時讓管理者馬上收到 Line 通知，不僅能提升使用者體驗，也能讓管理者即時掌握最新狀況，方便後續追蹤處理（例如，可以依據自動產生的訂單編號與客戶溝通）。

功能展示

在影片的示範中 (0:47-1:39)，當使用者填寫完 Email、選擇商品（包含價格資訊）與數量後提交表單：

1. Line Notify 通知： 管理者的 Line 會立刻收到通知，內容包含自動編號、填寫者 Email、購買品項、數量、單項金額以及計算後的總金額。

2. Email 通知： 填寫者提供的 Email 信箱也會收到一封確認信，內容與 Line 通知相似，包含所有訂單細節與總金額。

設定步驟

步驟一：建立 Google 表單與 Google Sheet

1. 建立你的 Google 表單，至少包含：

   • 一個收集 Email 的問題（建議設為必填，並啟用 Google 表單設定中的「收集電子郵件地址」）。

   • 你想讓使用者填寫的其他問題（例如：商品選項、數量、意見回饋等）。在範例中，商品選項直接包含價格資訊 (e.g., "香純滴雞精10包(原味)1500元")，數量則使用線性刻度。

2. 點擊表單編輯頁面上的「回覆」分頁。

3. 點擊綠色的 Google Sheet 圖示（建立試算表），建立一個新的試算表來儲存表單的回覆。

步驟二：在 Google Sheet 加入自動計算公式 (選用)

若需要自動編號或計算，可在 Google Sheet 中加入欄位與公式：

1. 自動編號： (假設原始資料從 B 欄開始，此欄位加在 A 欄)

   • 在 A1 儲存格輸入欄位名稱，例如「自動編號」。

   • 在 A2 儲存格輸入以下陣列公式（請注意： D2:D 和 C2:C 中的欄位字母需對應您實際有資料輸入的欄位，例如，如果時間戳記在 B 欄，產品在 C 欄，那應檢查 C 欄是否有資料 C2:C<>""，並以 row(B2:B)-1 來計算列號）：

     =ARRAYFORMULA(if(D2:D<>"",row(C2:C)-1,""))

     
     

   • 說明： 此公式檢查 D 欄（可換成表單必填欄位）是否有資料，若有，則回傳該列的列號減 1 (因為標題佔一列)，作為流水號。

   • 格式調整： 若顯示為日期，請將 A 欄格式設為「自動」或「純文字」。

2. 擷取單價： (假設商品選項在 C 欄，此欄位加在 E 欄)

   • 在 E1 輸入欄位名稱，例如「單價」。

   • 在 E2 輸入以下陣列公式（請注意： C2:C 需對應商品選項的欄位，5 代表從右邊取 5 個字元 "1500元"，4 代表再從左邊取 4 個數字 "1500"，請依實際格式調整）：

     =ARRAYFORMULA(left(right(C2:C,5),4))

     
     

3. 計算總價： (假設數量在 D 欄，單價在 E 欄，此欄位加在 F 欄)

   • 在 F1 輸入欄位名稱，例如「總價」。

   • 在 F2 輸入以下陣列公式（請注意： D2:D 和 E2:E 需對應數量與單價的欄位）：

     =ARRAYFORMULA(if(D2:D*E2:E=0,"",D2:D*E2:E))

     
     

   • 說明： 如果數量乘以單價等於 0（表示可能無資料），則留空，否則計算兩者乘積。

步驟三：加入 Google Apps Script

1. 在 Google Sheet 中，點擊頂端選單的「工具」>「指令碼編輯器」。

2. 將編輯器中原有的程式碼全部刪除。

3. 複製以下提供的完整程式碼，貼到編輯器中。

4. 修改必要參數：

   • var token = "你的LineNotify權杖";：將 "你的LineNotify權杖" 換成你申請的 Line Notify Token。(如何申請？ 請參考 Line Notify 官方說明 或相關教學。)

   • var send_name = "你的商店或網站名稱";：修改成你希望 Email 寄件人顯示的名稱。

   • var subject = "表單通知";：修改成你希望 Email 的主旨。

   • email=sheet.getRange('B'+lastRow).getValue();：非常重要！ 程式預設從 B 欄取得要寄送 Email 的地址。請檢查你的 Google Sheet，確認 Email 地址是儲存在哪一欄，並將 'B' 修改成對應的欄位字母 (例如，若在 C 欄，則改為 'C')。

5. 點擊上方的磁碟片圖示「儲存專案」，為專案命名（例如：「表單Email與Line通知」）。

步驟四：設定觸發條件

1. 在指令碼編輯器左側選單，點擊鬧鐘圖示「觸發條件」。

2. 點擊右下角的「+ 新增觸發條件」按鈕。

3. 設定觸發條件：

   • 選擇要執行的功能：getFormData

   • 選擇應執行的部署作業：Head

   • 選取活動來源：來自試算表

   • 選取活動類型：提交表單時

4. 點擊「儲存」。

5. 授權： 系統會要求授權。選擇你的 Google 帳戶，可能會顯示「Google 尚未驗證這個應用程式」，請點擊「進階」，然後點擊「前往『(你命名的專案名稱)』(不安全)」，最後點擊「允許」，授予指令碼必要的權限（寄送 Email、連接外部服務、存取試算表）。

步驟五：測試

回到你的 Google 表單（預覽模式或分享連結），實際填寫並提交一次。檢查：

• 你的 Line 是否收到通知？

• 你填寫的 Email 是否收到確認信？

• Google Sheet 中是否有新增資料，且自動編號、金額等是否正確？

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