【Excel教學】輕鬆搞定大量客製化Email！自動寄送不同內容與附件的Excel工具(進階版)

在日常工作中，我們常常需要寄送Email給許多不同的人，例如不同單位的同事或客戶。有時候，不僅Email內容需要客製化，連附加檔案也可能因收件人而異。傳統的合併列印雖然能處理客製化內容，但在處理「每封信附加不同檔案」的需求時就顯得無力。

為了解決這個痛點，今天介紹一款我先前開發的Excel工具，它可以幫助您輕鬆完成「大量、客製化內容、不同附件」的Email整批寄送任務。

這款工具的特色：

1. 高度客製化： 可為每一位收件者設定不同的Email主旨、內文。

2. 支援不同附件： 可為每一封Email夾帶不同的附加檔案（最多支援5個）。

3. 彈性格式： Email內文支援純文字(TXT)或HTML格式。

4. 編碼選擇： 支援Big5或UTF-8編碼，確保中文內容正確顯示。

5. 安全連線： 可選擇是否使用SSL加密連線。

6. 寄送控制： 可指定要寄送哪些Email（透過標記），並設定每封信之間的寄送間隔（防止寄送過快被擋）。

7. 狀態回饋： 寄送後會顯示每封信的寄送狀態（寄出/失敗原因）。

如何使用？

步驟一：下載工具

請前往以下網址下載Excel工具檔案 (autosendmail_adv.xls)：
https://drive.google.com/file/d/1jAdMmUdRjpkIqxbQDeaz-t9Oy2DIpBUq/view
(在頁面中找到「Excel中自動寄送Email(進階版)」區塊，點擊下方的下載連結)

步驟二：開啟與啟用

下載後開啟檔案。由於檔案包含巨集，Excel會提示安全性警告，請點擊「啟用編輯」和「啟用內容」。

步驟三：郵件設定 (「郵件設定」工作表)

在這個工作表中，您需要設定寄送郵件的基本參數：

1. 郵件伺服器： 填寫您公司或郵件服務商提供的SMTP伺服器位址 (例如：smtp.must.edu.tw 或 smtp.gmail.com)。

2. 使用者名稱： 您的Email帳號。

3. 密碼： 您的Email密碼。注意： 為了安全起見，您可以將此欄位留白。執行寄送時，程式會彈出視窗要求您輸入密碼，這樣密碼就不會儲存在Excel檔案中。

4. 寄件者Email： 您希望顯示的寄件人Email位址 (通常與使用者名稱相同)。

5. 寄件者顯示名稱： 您希望收件者看到的寄件人名稱 (例如：「客服部門」或「您的姓名」)。 (影片範例：蔡明和<tsaimh@must.edu.tw>)

6. 內文格式： 選擇 txt (純文字) 或 html (支援網頁格式)。

7. 是否使用SSL： 根據您的SMTP伺服器要求，填寫 TRUE 或 FALSE。

8. 使用的PORT： 一般SMTP是25，若使用SSL則可能為465或587 (請依服務商提供資訊填寫)。

9. 郵件編碼： 選擇 Big5 或 utf8。

10. 每封間隔時間(單位:秒)： 設定寄送每封信之間的延遲秒數，例如填 1 或 3，避免寄送過於頻繁被伺服器阻擋。

步驟四：準備寄送名單 (「郵寄送名單」工作表)

這個工作表是您要寄送的Email清單：

1. A欄 (是否寄送)： 非常重要！ 只有在這一欄填入任何非空白值(例如：數字1, 2, 3... 或寄送日期)，程式才會寄送該列的Email。留白則跳過不寄。

2. B欄 (收件者)： 填入收件人的Email位址。

3. C欄 (副本)： 需要寄送副本時填入。

4. D欄 (密件副本)： 需要寄送密件副本時填入。

5. E欄 (主旨)： 填寫該封Email的主旨。

6. F欄 (內容)： 填寫Email內文。

   • 純文字(TXT)換行： 在Excel儲存格內使用 ALT + Enter 換行。

   • HTML換行： 在您想換行的地方加上 <br> 標籤。

   • HTML格式： 您可以使用標準HTML語法來設定格式，例如：

     • <font color="red">紅色文字</font>

     • <b>粗體文字</b>

7. G欄 如果需要附加檔案，請務必填寫檔案的完整路徑，例如：C:\pdf\公孫勝.pdf 或 D:\報告\2023年報表.xlsx。每一欄可放一個附件路徑。

步驟五：開始寄送

確認「郵件設定」和「郵寄送名單」都準備好後，回到「郵件設定」工作表，點擊「開始寄Email」按鈕。

• 如果您在設定時沒有填寫密碼，此時會彈出視窗要求輸入密碼。

• 程式會根據「郵寄送名單」工作表A欄有值的列，逐一寄送Email。

• 寄送過程中，若設定了間隔時間，程式會暫停對應秒數。

• 全部寄送完成後，會顯示「寄送完成」的訊息。

• 您可以在「郵寄送名單」工作表的最後一欄「寄件狀態」查看每封信的結果（成功會顯示「寄出」，失敗則會顯示錯誤訊息）。

實際效果

如影片所示，寄送成功後，收件者（影片中使用Gmail示範）就能收到客製化的Email，包含正確的內文格式（換行、HTML顏色、粗體）以及對應的附加檔案。

總結

這款Excel工具提供了一個非常方便且彈性的方式來處理大量客製化Email的寄送，特別是當您需要為不同收件者附加不同檔案時，它能大大節省您的時間與精力。如果您有類似的需求，不妨下載試用看看！