使用 formRanger 輕鬆打造 Google 表單預約系統 (含自動更新)

今天想跟大家分享如何利用 Google 表單搭配一個強大的外掛 formRanger，來製作一個可以自動更新的預約系統。

過去很多網友在修改我的 Google 表單程式時，常常需要額外的客製化或協助除錯，這促使我思考是否能用更簡單的方式來實現預約功能，減少手動維護的麻煩。

於是我嘗試使用 Google 表單加上 formRanger 外掛來建構預約系統。我設定的範例是：每天都有預約時段，但星期五及星期日不開放預約。當有網友預約了某個時段後，該時段就會立即從表單的選項中消失，讓後面的預約者看不到已被預約的時段。這個「消失」的魔法，主要就是透過後端試算表搭配 FILTER 函數和 formRanger 實現的。

範例預約表單展示 (根據影片內容)

您可以先看看實際完成的表單會是什麼樣子。（由於無法嵌入動態表單，這裡描述功能）

表單包含：

• 您的姓名或暱稱 (必填)

• 聯絡電話 (必填)

• 您要預約的時段 (多選方塊)

• 請簡要解決的問題 (請說明)

在「您要預約的時段」這個多選方塊中，會列出所有可預約的日期和時段。當您預約並提交後，重新整理表單，您預約的時段就會消失，不會再出現在選項列表中。同時，表單設定了星期五和星期日不會出現可預約的時段。

這套系統的優點：

1. **自動更新：**formRanger 可以設定在表單提交後自動更新問題選項，避免重複預約。

2. **數據集中：**所有預約資料都集中在一個 Google 試算表中，方便管理和查看。

3. **彈性設定：**可以透過試算表中的公式，靈活設定可預約的日期、時段，甚至排除特定日期（如假日）。

4. **無需寫程式：**核心功能依賴 formRanger 外掛和試算表公式，大部分使用者都能自行操作。

如何建構這個系統？

這個系統的核心是 Google 試算表，它作為 formRanger 的資料來源，提供表單的選項列表。

步驟一：準備 Google 試算表

建立一個新的 Google 試算表（或使用現有的）。這個試算表會有兩個工作表：

• 工作表 1 (表單回應): Google 表單自動連結產生的回應工作表。這個工作表會記錄所有使用者提交的預約資訊。

• 工作表 2 (預約時段列表): 我們要手動建立的工作表，用來產生和過濾可預約的時段列表，供 formRanger 使用。

在「工作表 2」中，建立以下欄位：

• 內容 (A欄): 產生包含日期和時段的字串。這個欄位會根據你的「開始日期」和時間間隔自動生成一系列預約時段。

  • 範例公式 (A2儲存格): =text((row(A1)-1)+'工作表 2'!$H$1),"mm/dd(星期a) ") & text((row(A1)-1)+'工作表 2'!$H$1),"HH:mm") & "-" & text(time(hour('工作表 2'!$H$1),minute('工作表 2'!$H$1)+30,0),'HH:mm')

    • 這個公式比較複雜，它的作用是：

      • '工作表 2'!$H$1 引用 H1 儲存格的「開始日期」（例如：2022/8/1 上午 9:00:00）。

      • row(A1)-1 產生一個從 0 開始遞增的數字系列 (A2是row(A2)-1=1, A3是row(A3)-1=2...)，用來計算日期偏移量。

      • '工作表 2'!$H$1 + row(A1)-1 讓日期每天遞增。

      • text(...,"mm/dd(星期a) ") 將日期格式化為月/日(星期幾)的字串。

      • text(time(hour('工作表 2'!$H$1),minute('工作表 2'!$H$1)+30,0),'HH:mm') 計算出結束時間（從 H1 的時間開始，加上 30 分鐘，並格式化為時:分的字串）。

      • 用 & "-" & 將開始時間和結束時間連接起來。

  • 將 A2 儲存格的公式向下拖曳填充，產生接下來的預約時段列表（例如產生一個月的時段）。

• 是否已預約 (B欄): 檢查該時段是否已被預約。

  • 範例公式 (B2儲存格): =COUNTIF('表單回應 1'!C:C,"*"&A2&"*")

    • '表單回應 1'!C:C 指的是「表單回應 1」工作表中的 C 欄（預約的時段）。

    • "*"&A2&"*" 是一個模糊匹配的條件，查找在回應的預約時段字串中，是否包含「工作表 2」A2 儲存格的完整時段字串（例如 "08/01(星期一) 21:00-21:30"）。* 是萬用字元，表示匹配前後的任意文字。

    • COUNTIF 函數會計算符合條件的儲存格數量。如果結果大於 0，表示該時段已被預約。

  • 將 B2 儲存格的公式向下拖曳填充。

• 星期 (C欄): 提取星期幾，用於過濾特定星期。

  • 範例公式 (C2儲存格): =MID(A2,9,1)

    • 這個公式從 A2 儲存格的字串中，從第 9 個字元開始，擷取 1 個字元（例如 "星期一" 中的 "一"）。

  • 將 C2 儲存格的公式向下拖曳填充。

• 顯示內容 (E欄): 這是 formRanger 實際用來 populate 表單選項的欄位。它會根據「是否已預約」和「星期」來過濾。

  • 範例公式 (E2儲存格): =iferror(filter(A2:A,B2:B=0,REGEXMATCH(C2:C,"^[一二三四六]$")),"")

    • filter(A2:A, B2:B=0, ...)：過濾 A 欄的內容，只保留 B 欄值等於 0 的列（即未被預約的時段）。

    • REGEXMATCH(C2:C,"^[一二三四六]$")：進一步過濾 C 欄（星期）的內容，只保留符合正則表達式條件的列。^[一二三四六]$ 表示字串必須從頭 (^) 到尾 ($) 恰好是「一」或「二」或「三」或「四」或「六」。這排除了星期五和星期日。

    • iferror(...,"")：如果 filter 函數沒有找到任何符合條件的列（例如所有時段都被預約或當月假日過多），就會產生錯誤，iferror 會將錯誤替換為空字串 ("") 或其他提示文字（如影片中的「已全部被預約」）。

  • 將 E2 儲存格的公式向下拖曳填充。

• 開始日期 (H1儲存格): 手動設定每月預約的開始日期和時間。例如：2022/8/1 上午 9:00:00 或 2022/9/1 下午 9:00:00 (21:00)。當你更改 H1 的日期時，A 欄的預約時段列表會自動更新。

步驟二：建立 Google 表單並安裝 formRanger 外掛

1. 建立 Google 表單，並新增必要的文字或段落問題（姓名/暱稱、聯絡電話、問題說明）。

2. 新增一個「多選方塊」類型的問題，作為「您要預約的時段」。

3. 安裝 formRanger 外掛：在表單編輯頁面，點選右上角的「外掛」(像拼圖的圖示) -> 「取得外掛程式」，搜尋 formRanger 並安裝。

步驟三：設定 formRanger

1. 在表單編輯頁面，點選右上角的「外掛」圖示，然後點選 formRanger。

2. formRanger 側邊欄會出現。找到「您要預約的時段」這個問題。

3. 點選該問題旁邊的「+」按鈕或選擇 "Populate from range"。

4. 選擇你的 Google 試算表 (表單預約系統 (回覆))。

5. 選擇「工作表 2」。

6. 在 Column header 下拉選單中，選擇「顯示內容」(這是包含過濾後可預約時段的 E 欄)。

7. 在 Range name 中為這個範圍取一個容易辨識的名稱（例如「可預約時段」）。

8. 點選 Save and populate question。

9. **重要設定：**在 formRanger 側邊欄底部找到 Auto-repopulate questions。將 On form submit 和 Every hour 都設定為 ON。這確保表單提交後和每小時都會自動更新選項。

步驟四：設定回應驗證 (限制預約數量)

1. 在表單編輯頁面，找到「您要預約的時段」問題。

2. 點選右下角的垂直三點圖示 -> 「回應驗證」。

3. 設定驗證規則：例如，選擇「選取」 -> 「最多」 -> 輸入數字 4。這樣每個人最多只能預約 4 個時段。

   • 注意： formRanger 更新選項時，這個回應驗證的設定不會自動同步。如果你修改了這裡的最大預約數量，需要手動調整。

步驟五：分享表單

1. 在表單編輯頁面，點選右上角的「傳送」。

2. 選擇連結圖示。

3. 勾選「縮短網址」以獲得一個較短的連結。

4. 複製並分享這個連結給需要預約的人。

維護提示：

• 每月初或需要更新預約時段時，只需到 Google 試算表的「工作表 2」，修改 H1 儲存格的「開始日期」即可。A、B、E 欄會自動更新。

• 如果你想修改排除預約的星期幾，需要修改 E 欄公式中的 REGEXMATCH 部分（例如，若要排除星期六和星期日，將 [一二三四六] 改為 [一二三四五]）。修改後向下填充公式。

• 如果你修改了回應驗證（最多選擇數量），需要手動到表單的設定中修改。

希望這篇文章能幫助你利用 Google 表單和 formRanger 輕鬆建立一個自動更新的預約系統！

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