AppSheet 教學：如何使用 List 相減找出「有上班打卡但未下班打卡」的人員

今天我們要來解決一個在製作出勤打卡系統時常遇到的問題：如何快速找出今天有哪些人已經打了上班卡，但還沒有打下班卡？這對於人事管理或主管即時掌握同仁狀況非常有用。

這個問題是一位網友提出的，他的情境是：

• 有兩個獨立的資料表：一個記錄「上班打卡 (CheckIn)」，另一個記錄「下班打卡 (CheckOut)」。

• 他希望能有一個列表，只顯示那些「今天有上班打卡，但還沒打下班卡」的人員。

解決這個問題的關鍵在於 AppSheet 的「List 相減」功能。我們的思路是：

1. 取得今天所有「上班打卡」的人員ID列表。

2. 取得今天所有「下班打卡」的人員ID列表。

3. 將第一個列表減去第二個列表，剩下的就是我們需要的「有上班打卡但未下班打卡」的人員ID。

4. 最後，我們使用這個結果ID列表來篩選我們的人員主資料表。

操作步驟：

假設我們有以下資料表：

• People: 儲存所有人員的基本資料，包含 PeopleID (人員ID，Key值) 和 PeopleName (人員姓名)。

• CheckIn: 儲存上班打卡紀錄，包含 PeopleID (關聯到 People 表) 和 CheckInDate (打卡日期)。

• CheckOut: 儲存下班打卡紀錄，包含 PeopleID (關聯到 People 表) 和 CheckOutDate (打卡日期)。

我們要建立一個 Slice (資料表切片) 來顯示結果：

1. 進入 Slice 設定：

   • 在 AppSheet 編輯器中，到 Data > Slices。

   • 點擊 New Slice。

2. 設定 Slice 基本資料：

   • Slice Name：例如「有上班卡沒下班卡人員」

   • Source Table：選擇 People (因為我們最終要顯示的是人員列表)。

3. 設定 Row filter condition (列篩選條件)：
   這就是核心公式所在。請貼上以下公式：

   IN(
       [PeopleID],
       SELECT(CheckIn[PeopleID], [CheckInDate] = TODAY())
       -
       SELECT(CheckOut[PeopleID], [CheckOutDate] = TODAY())
   )

   Excel

   讓我們來解析這個公式：

   • SELECT(CheckIn[PeopleID], [CheckInDate] = TODAY()):

     • 這個部分會從 CheckIn 資料表中選出所有 PeopleID。

     • 篩選條件是 [CheckInDate] = TODAY()，也就是只選取打卡日期為「今天」的紀錄。

     • 結果會是一個今天有上班打卡的人員ID列表 (List)。

   • SELECT(CheckOut[PeopleID], [CheckOutDate] = TODAY()):

     • 同理，這個部分會從 CheckOut 資料表中選出所有 PeopleID。

     • 篩選條件是 [CheckOutDate] = TODAY()，只選取下班打卡日期為「今天」的紀錄。

     • 結果會是一個今天有下班打卡的人員ID列表 (List)。

   • - (減號)：

     • 這是 AppSheet 中的 List subtraction (列表相減) 運算子。它會從第一個列表中移除所有同時也存在於第二個列表中的項目。

     • 所以，(今日上班打卡人員ID列表) - (今日下班打卡人員ID列表) 的結果，就是那些今天有上班打卡、但還沒有下班打卡的人員ID列表。

   • IN([PeopleID], ...):

     • [PeopleID] 是指目前 People 資料表 (Slice 的來源資料表) 中每一列的人員ID。

     • IN() 函數會檢查目前的 [PeopleID] 是否存在於後面經過相減運算後產生的人員ID列表中。

     • 如果存在，則該列人員資料就會顯示在這個 Slice 中。

4. 儲存 Slice 與 App：

   • 點擊 Slice 設定右下角的 Save。

   • 再點擊 AppSheet 編輯器右上角的 Save 按鈕儲存整個 App 的變更。

驗證結果：

現在，你可以到 App 中查看名為「有上班卡沒下班卡人員」的視圖 (如果沒有自動產生，可以手動建立一個基於此 Slice 的 View)。

• 當「蔡明和」和「一整天」今天都打了上班卡，但都還沒打下班卡時，這個列表會顯示他們兩人。

• 如果「蔡明和」打了下班卡，列表中就只會剩下「一整天」。

• 如果「一整天」也打了下班卡，列表就會變成空的。

如此一來，就能輕鬆掌握哪些同仁上班打了卡卻還沒打下班卡了！

相關官方說明：

• List Subtraction (列表相減): https://help.appsheet.com/en/articles/4575802-list-subtraction

• LIST() 函數 (廣義的列表概念): https://help.appsheet.com/en/articles/2357279-list