Excel VBA 教學：透過 Outlook 大量批次寄送客製化郵件 (免輸密碼、支援簽名檔與附件)

今天我們要分享一個實用的 Excel 工具教學：如何利用 Excel 透過已安裝的 Outlook 軟體來批次寄送電子郵件。

先前我們可能介紹過直接用 Excel 寄信的方法，但那些方法通常需要在 VBA 程式碼中輸入郵件帳號密碼，這對於某些使用者來說可能會有安全上的疑慮。因此，這次介紹的方法是透過 Outlook 來寄信。因為郵件是經由您本機已設定好的 Outlook 送出，所以在 Excel 中就不需要再輸入任何帳號密碼，更加安全方便！

這個方法特別適合：

• 需要寄送大量客製化通知信、EDM。

• 不想在 Excel VBA 中儲存或輸入郵件密碼的使用者。

• 希望可以預覽郵件內容再送出，或直接批次送出。

• 需要附加不同檔案給不同收件者。

• 希望使用 Outlook 中已設定好的簽名檔。

事前準備

1. Microsoft Excel

2. Microsoft Outlook：必須已安裝並設定好您的郵件帳戶，且 Outlook 程式在執行寄送時需要是開啟狀態。

工具下載

您可以從以下連結下載本教學使用的 Excel 範例檔案：

• 檔案下載頁面：https://drive.google.com/file/d/1kjUXQiWVzwzQ68HNKX1RAuaL_Arwf02Y/view?usp=sharing

• 直接下載檔案：在上述頁面中找到並點擊 下載AutoSendMailOutlook.xls 按鈕。

  • （註：影片中提到頁面中會有修正說明、簽名檔功能加入等更新歷程。）

[圖片：下載頁面 f750.htm 截圖，標示下載按鈕位置]

操作步驟

1. 開啟並設定 Excel 檔案：

   • 下載 AutoSendMailOutlook.xls 後開啟。

   • 如果出現提示，請點選「啟用編輯」和「啟用內容」(啟用巨集)。

   • 請確保您的 Outlook 程式已經開啟。

   
   

2. 了解工作表：
   這個 Excel 檔案主要包含兩個重要的工作表：

   • 郵件設定 (Setup)：設定寄件的相關參數。

   • 郵件清單 (MailList)：填寫要寄送的郵件收件人、主旨、內容等資料。

3. 設定「郵件設定」工作表：
   在此工作表中，您可以設定以下選項：

   • B1 - 內文格式 (txt 或 html)：

     • html (預設)：郵件內容可以支援 HTML 語法，做出較豐富的排版，如變換顏色、粗體、換行等。

     • txt：純文字格式。

   • B2 - 每封間隔秒數 (單位:秒)：設定每寄出一封郵件後的延遲秒數，例如輸入 2 代表每封信間隔 2 秒。適當的間隔有助於避免被郵件伺服器視為濫發郵件。

   • B3 - 是否要寄出 (Y/N)：

     • N (否)：郵件會產生並顯示在 Outlook 中（類似草稿或待寄郵件），讓您預覽確認無誤後再手動按下 Outlook 中的「傳送」按鈕。這是預設建議的選項，方便檢查。

     • Y (是)：郵件會直接透過 Outlook 送出，不會有預覽步驟。

   • B4 - 簽名檔名稱：如果您想使用 Outlook 中已設定好的簽名檔，請在此輸入該簽名檔的完整名稱。若留空，則不使用簽名檔。

     • 您可以在 Outlook 中新增/編輯郵件時，查看「簽名」選項來確認您的簽名檔名稱。

   
   

4. 準備「郵件清單」工作表：
   在此工作表中，每一橫列代表一封郵件，請依序填入：

   • A欄 - 收件者：收件人的 Email 地址。

   • B欄 - 副本：副本 (CC) 收件人的 Email 地址 (可留空)。

   • C欄 - 密件副本：密件副本 (BCC) 收件人的 Email 地址 (可留空)。

   • D欄 - 主旨：郵件的主旨。

   • E欄 - 內容：郵件的內文。

   • F欄至J欄 - 附加檔案1 至 附加檔案5：如果您需要附加檔案，請在此填入檔案的完整路徑 (例如：C:\tmh\file01.txt)。最多支援 5 個附件。

   • K欄 - 寄件狀態：此欄位會由程式自動填寫寄送成功或失敗的訊息，不需手動輸入。

   
   

5. 開始寄送 Email：

   • 回到「郵件設定」工作表。

   • 點擊「開始寄Email」按鈕。

   • 程式會根據「郵件清單」的內容逐一產生郵件。

   
   

6. 預覽或直接寄出：

   • 若「是否要寄出」設為 ：

     • 每封郵件產生後會彈出 Outlook 的郵件編輯視窗。

     • 您可以檢查收件人、主旨、內容、附件、簽名檔是否正確。

     • 確認無誤後，手動按下 Outlook 郵件視窗中的「傳送」按鈕。

     • 程式會提示「寄送處理完成」。

     
     

   • 若「是否要寄出」設為 ：

     • 郵件會直接透過 Outlook 背景送出。

     • 完成後程式會提示「寄送處理完成」。

     • 您可以到 Outlook 的「寄件備份」資料夾檢查是否成功寄出。

進階功能示範

1. 使用簽名檔：

   • 在 Outlook 中確認您已設定好的簽名檔名稱 (例如：「張崴筌-整天的blog」或「蔡明和」)。

   • 在「郵件設定」工作表的 B4 儲存格輸入該簽名檔名稱。

   • 寄送時，郵件末端會自動帶入指定的簽名檔。

   
   
   

2. 附加檔案：

   • 在「郵件清單」工作表的 F 欄 (附加檔案1) 填入檔案的完整路徑，例如 C:\tmh\file01.txt。

   • 寄送郵件時，該檔案就會被附加。

   
   

3. 使用 HTML 格式化郵件內容：

   • 確保「郵件設定」工作表的 B1 儲存格為 html。

   • 在「郵件清單」的「內容」欄位，您可以使用 HTML 語法。例如：

     • 將文字變紅色粗體：<font color=red><b>這是紅色粗體字</b></font>

     • 換行：<br>

     • 範例內容：test<br><b><font color=red>20200303b</font></b>
       這會顯示 "test" 後換行，然後是紅色粗體的 "20200303b"。

   
   

注意事項

• Outlook 安全性：雖然此方法不需在 Excel 輸入密碼，但 Outlook 本身可能有其安全性設定。若大量快速寄送，Outlook 或郵件伺服器仍可能觸發警告或暫時封鎖。建議設定合理的「每封間隔秒數」。

• 測試寄送：初次使用或修改郵件內容/清單後，建議先用少量測試郵件 (例如寄給自己)，並將「是否要寄出」設為 N 進行預覽，確認一切無誤後再進行大量批次寄送。

• 檔案路徑：附加檔案的路徑必須是 Excel 程式可以存取到的完整絕對路徑。

• HTML 語法：若使用 HTML 格式，請確保語法正確，否則可能導致排版錯亂。

總結

透過這個 Excel VBA 工具，您可以輕鬆且安全地利用 Outlook 來批次寄送客製化的電子郵件，無論是工作上的通知、客戶聯繫或活動邀請，都能大幅提升效率。最重要的是，它解決了在程式碼中暴露密碼的疑慮，讓您用得更安心。

希望今天的教學對您有幫助！如果您有任何問題，歡迎留言討論。