Google 表單教學：如何讓使用者查詢訂單狀態？用 QUERY 函數搞定！

 今天我們要來解決一個 Google 表單常用的問題：當使用者透過 Google 表單下了訂單或進行了登記（例如：贊助、報名），他們通常會想知道目前的處理狀態，但 Google 表單回應的試算表預設是按照「提交時間」由舊到新排序，而且包含了所有欄位的原始資料，直接分享給使用者看既不方便又不安全。

這篇教學將教你如何利用 Google Sheets 強大的 QUERY 函數，建立一個獨立、安全、且方便使用者查看的訂單狀態頁面。

遇到的問題：

1. Google Sheets 的表單回應預設是「時間戳記」由小到大（舊到新）排序，使用者想看最新的資料需要捲動到最下方。

2. 直接分享原始回應試算表，會暴露所有提交者的所有資料，有隱私疑慮。

3. 管理者可能需要在表單回應中加入處理狀態（例如：已付款、已出貨、處理中），但也只想讓使用者看到部分資訊。

解決方案：使用 

QUERY 函數可以讓我們像操作資料庫一樣，篩選、排序、並選取 Google Sheets 中的特定資料，產生一個新的檢視表。

操作步驟：

步驟一：開啟 Google 表單回應試算表

1. 在你的 Google 表單編輯頁面，點擊「回覆」分頁。

2. 點擊綠色的 Google Sheets 圖示（「在試算表中查看回覆」）。這會開啟或建立一個連結到此表單的回應試算表（以下稱「原始回應工作表」，影片範例中名稱為 表單回應 1）。

步驟二：(建議) 在「原始回應工作表」新增狀態欄位

如果你需要追蹤訂單狀態，可以在「原始回應工作表」的最右邊新增一個欄位，例如「處理狀態」或「是否回饋成功」。當你處理完一筆訂單後，可以直接在這裡更新狀態。

• 重要： 狀態的更新必須在「原始回應工作表」進行。

步驟三：新增一個「查詢結果」工作表

1. 在 Google Sheets 視窗下方，點擊「+」（新增工作表）按鈕。

2. 對著新產生的工作表分頁（例如 工作表4）點擊右鍵，選擇「重新命名」，將它命名為容易理解的名稱，例如「訂單狀態查詢」或影片中的「結果」。

步驟四：在「查詢結果」工作表使用 

1. 點擊「訂單狀態查詢」（或你命名的）工作表的 A1 儲存格。

2. 在資料編輯列（fx）輸入以下公式：

   =QUERY('原始回應工作表名稱'!A:F, "SELECT * ORDER BY A DESC", 1)

3. • '原始回應工作表名稱'!A:F：這部分需要修改成你實際的設定。

     • '原始回應工作表名稱'：改成你步驟一開啟的試算表分頁名稱，例如影片中的 '表單回應 1'。記得前後要加單引號。

     • A:F：代表你要查詢的資料範圍，從 A 欄到 F 欄。請根據你的「原始回應工作表」實際包含的欄位調整，例如 A:G (如果包含新增的狀態欄 G)。

   • "SELECT * ORDER BY A DESC"：這是查詢指令。

     • SELECT *：代表選取 A:F 範圍內的所有欄位 (* 是萬用字元)。如果你只想顯示特定欄位，可以改成 SELECT A, B, F（只顯示 A、B、F 欄）。影片後段有示範改成 SELECT A, B, C, D, E, F 或 SELECT *。

     • ORDER BY A DESC：代表根據 A 欄（通常是時間戳記欄位）進行排序（ORDER BY A），DESC 代表遞減（Descending），也就是由新到舊排序。如果你的時間戳記不是 A 欄，請修改 A。

   • 1：代表你的資料範圍中，第一列是標頭列，QUERY 會將它一起顯示出來。

4. 按下 Enter，你會看到「原始回應工作表」的資料已經被複製過來，並且最新的資料顯示在最上面。

步驟五：隱藏「原始回應工作表」

為了避免使用者誤看到原始資料，可以將原始工作表隱藏起來。

1. 在 Google Sheets 視窗下方，對著「原始回應工作表」（例如 表單回應 1）的分頁標籤點擊右鍵。

2. 選擇「隱藏工作表」。

步驟六：設定共用權限

現在要讓使用者可以「檢視」這個結果。

1. 點擊 Google Sheets 右上角的「共用」按鈕。

2. 在「一般存取權」區塊，將權限從「限制」改為「知道連結的任何使用者」。

3. 確認右邊的權限是設定為「檢視者」（非常重要！避免使用者修改內容）。

步驟七：複製並提供連結

1. 點擊「複製連結」。

2. 點擊「完成」。

3. 將這個複製好的連結提供給你的使用者：

   • 方法一 (推薦)： 回到 Google 表單設定頁面，進入「設定」>「回應」>「提交後顯示的訊息」(或類似選項)，將連結貼在這裡，並加上說明文字，例如：「感謝您的訂購！您可以點擊此連結查看最新訂單狀態：[貼上連結]」。

   • 方法二： 將連結直接放在你的網站、粉絲頁或其他公告管道。

完成！

現在，使用者提交表單後，可以在確認訊息中點擊連結，或是之後隨時透過你提供的連結，看到一個經過排序、只顯示必要欄位（如果你在 SELECT 中有指定）、且無法編輯的訂單狀態頁面了！管理者只需要在「原始回應工作表」更新狀態即可。

這個方法大大提升了使用者體驗和資料安全性，希望對你有幫助！

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範例連結 (來自影片)：

• 原始表單/網站頁面：http://books.bestdaylong.com/

• 查詢結果共用連結 (示意)： https://docs.google.com/spreadsheets/d/1e7cJxa-TYDpuE6SPfaModXKSSCUM5bUYg1xNpyHIyIE/edit?usp=sharing (實際應用時權限應設為僅供檢視)