【Excel教學】超實用技巧！一鍵自動填滿空白儲存格，抓取上方資料 (BOM表整理必學)

今天分享一個 Excel 的實用教學，解決許多人在整理資料時常遇到的問題：如何快速將空白儲存格填入其上方儲存格的內容？這在處理像 BOM (Bill of Materials) 表這類有階層或分類的資料時特別有用。

問題情境：

一位網友詢問，他在使用 BOM 表時，常常有許多空白的欄位，他希望這些空白欄位能自動抓取並填入其正上方那個儲存格的值。如果資料量很大，一個一個手動複製貼上 (Ctrl+C, Ctrl+V) 會非常耗時且容易出錯。

解決方案：善用 Excel「特殊目標」與 

其實，Excel 內建的功能就能快速達成這個目標！我們主要利用「特殊目標」(Go To Special) 功能來選取所有空白儲存格，再搭配 Ctrl+Enter 批次輸入公式。

操作步驟：

1. 選取範圍：
   首先，框選您想要處理的資料範圍，這個範圍必須包含您想填滿的空白儲存格以及它們上方有內容的儲存格。 (如下圖，假設我們要處理 B 到 J 欄的資料)

   (部落格文章中可在此處插入示意圖，顯示選取的範圍)

2. 定位空白儲存格：

   • 按下鍵盤 F5 鍵，會跳出「到(G)...」對話框。

   • 點擊左下角的「特殊(S)...」按鈕。

   • 在跳出的「特殊目標」對話框中，選擇「空格(K)」。

   • 按下「確定」。

   (或者，您也可以透過「常用」索引標籤 >「編輯」群組 >「尋找與選取」>「特殊目標(S)...」來開啟)

   • 此時，您會發現範圍內所有的空白儲存格都被選取起來了，並且第一個空白儲存格會呈現「作用中」的狀態（通常是白色底，與其他被選取的灰色底不同）。

   (部落格文章中可在此處插入示意圖，顯示選取所有空格後的狀態)

3. 輸入公式 (抓取上方儲存格)：

   • 非常重要： 在這個狀態下，請不要用滑鼠點擊任何地方，直接輸入等號 =。

   • 接著，用滑鼠點擊「作用中」儲存格正上方的那一個儲存格。例如，如果 B5 是第一個被選取的作用儲存格，就點擊 B4。

   • 此時，編輯列會顯示類似 =B4 的公式。

4. 批次填入 (關鍵步驟！)：

   • 確認公式輸入正確後，請不要按 Enter！

   • 同時按下鍵盤上的 Ctrl + Enter 組合鍵。

   • 神奇的事情發生了！Excel 會自動將您剛剛輸入的公式（並且智慧地調整相對位置）填入所有先前選取的空白儲存格中。您會看到所有空白處都瞬間填上了它們各自上方儲存格的值。

   (部落格文章中可在此處插入示意圖，顯示 Ctrl+Enter 後填滿的結果)

5. （建議步驟）將公式轉換為值：

   • 現在，這些填滿的儲存格內含的是公式。為了避免後續編輯、排序或篩選時公式跑掉，建議將它們轉換為純數值。

   • 保持這些儲存格的選取狀態（如果剛剛不小心取消選取，可以重複步驟 1-2 再次選取空格，或直接選取剛剛填入公式的所有儲存格）。

   • 按下 Ctrl + C 複製。

   • 在原地按滑鼠右鍵，選擇「選擇性貼上(S)...」，然後選擇「值(V)」（或直接點選貼上選項中的「值 123」圖示）。

   • 按下「確定」。

   • 這樣，所有儲存格的內容就變成實際的數值，不再是公式了。

總結：

透過這個「特殊目標」選取空格，搭配輸入相對參照公式 (=上方儲存格)，最後按下 Ctrl+Enter 批次填入的技巧，就能快速、準確地完成大量空白儲存格的填補作業，大幅提升資料整理的效率！下次遇到類似需求時，別再傻傻地複製貼上了，試試這個方法吧！