AppSheet 教學：如何設定讓使用者只能看到自己輸入的資料？

在使用 AppSheet 建立應用程式時，一個常見的需求是權限控管，特別是在多人協作的情境下。例如，你可能希望各分公司的同仁都能在同一個 App 中輸入資料，但每個人只能看到自己輸入的部分；而總公司的管理人員則需要能夠查看所有分公司的資料。

AppSheet 提供了強大的權限設定功能，可以透過使用者的 Email 來達成這個目標。本篇教學將說明如何設定，讓每個登入的使用者只能看到與自己 Email 相關的資料記錄。

核心概念：

利用 AppSheet 內建的 USEREMAIL() 函數抓取目前登入者的 Email，並將其與資料表中記錄的「輸入者 Email」欄位進行比對，藉此篩選出該使用者能看到的資料。

事前準備：

你的資料來源（例如 Google Sheets 試算表）中，必須要有一個欄位是用來記錄該筆資料是由哪位使用者輸入的 Email。

❗ 重要提醒： 如果你的原始試算表中沒有這個「輸入者 Email」欄位，請務必先在 Google Sheets 中手動新增此欄位，然後再回到 AppSheet 編輯器中「同步結構 (Regenerate Structure)」。請勿直接在 AppSheet 的欄位設定 (Columns) 中新增，否則 AppSheet 無法將 Email 正確寫回試算表，會導致後續篩選失敗。（這是許多初學者卡關的地方！）

設定步驟：

1. 在 Google Sheets 新增欄位：

   • 開啟你的 AppSheet 資料來源 (Google Sheets 試算表)。

   • 新增一個欄位，欄位名稱可以自訂，例如「輸入者Email」。

   • (此步驟最關鍵！)

2. AppSheet 同步結構：

   • 回到 AppSheet 編輯器。

   • 前往 Data > Tables > 選擇你的資料表 (例如影片中的「表單回應 1」)。

   • 點擊 View Columns。

   • 點擊右上方的 Regenerate Structure 按鈕，並確認執行。這會讓 AppSheet 讀取到你在 Google Sheets 新增的「輸入者Email」欄位。

3. 設定「輸入者Email」欄位屬性：

   • 在 Columns 頁籤下，找到你剛剛同步進來的「輸入者Email」欄位。

   • 點擊欄位名稱左邊的編輯按鈕 (鉛筆圖示)。

   • 找到 Initial value (初始值) 或 Formula (公式) 的設定欄位 (通常在 Auto Compute 區塊下)。

   • 在公式欄位中輸入：USEREMAIL()。

   • 這樣設定後，每當有使用者透過 AppSheet 新增資料時，這個欄位就會自動填入該使用者的 Email。

   • 可選： 你可以取消勾選 Show?，讓這個欄位在 App 表單或檢視中隱藏，因為使用者通常不需要看到自己的 Email。

   • 點擊 Done 並 Save 儲存變更。

4. 建立 Slice (資料切片) 篩選個人資料：

   • 前往 Data > Slices。

   • 點擊 New Slice。

   • Slice Name: 輸入一個容易辨識的名稱，例如「查看個人資料」。

   • Source Table: 選擇你的主要資料表 (例如「表單回應 1」)。

   • Row filter condition: 這是篩選的核心。點擊右邊的燒瓶圖示，輸入公式： [輸入者Email] = USEREMAIL()

     • [輸入者Email] 是指你在步驟 1 新增並在步驟 3 設定的那個欄位名稱。

     • 這個條件的意思是：只顯示「輸入者Email」欄位的值等於目前登入使用者 Email 的那些資料列。

   • Slice Actions: 根據需求設定此 Slice 資料的操作權限 (例如：Update, Add, Delete)。

   • Update Mode: 根據需求設定更新模式。

   • 點擊 Save 儲存變更。

5. 建立或修改 View (檢視) 來顯示個人資料：

   • 前往 UX > Views。

   • 你可以點擊 New View 建立一個新的檢視，或者修改現有的檢視 (例如原本顯示所有資料的檢視)。

   • View name: 輸入檢視名稱，例如「我的紀錄」或「查看個人資料」。

   • For this data: (此步驟重要！) 將資料來源從原本的 Table (例如「表單回應 1」) 改為 你在步驟 4 建立的 Slice (例如「查看個人資料 (slice)」)。

   • View type: 選擇你想要的呈現方式 (Table, Card, Deck 等)。

   • Position: 設定此檢視在 App 中的位置 (例如 menu 或 primary navigation)。

   • 點擊 Save 儲存變更。

完成！ 經過以上設定，當一般使用者登入 App 時，他們在「我的紀錄」這個 View 中就只會看到自己輸入的資料了。

補充：如何設定管理員檢視 (查看全部資料)？

如果你需要一個只有管理員能看到的、包含所有資料的檢視：

1. 保留或建立「全部資料」檢視： 確保你有一個 View (例如 AppSheet 預設產生的 "All" View)，其資料來源 (For this data) 設定為原始的 Table (例如「表單回應 1」)，而不是 Slice。

2. 設定顯示條件：

   • 在該「全部資料」View 的設定中，找到 Display > Show if 的條件欄位。

   • 輸入公式來限制只有管理員能看到，例如： USEREMAIL() = "你的管理員Email@example.com"

   • 或者，如果你有設定 User Roles，可以使用：USERROLE() = "Admin"

   • 這樣一來，只有符合條件的管理員登入時，才會看到這個「全部資料」的 View。

3. 使用者管理： 前往 Users > Share App，將需要使用 App 的人員 Email 加入，並可視需要設定其 Role (User 或 Admin)。

透過以上步驟，你就能有效地在 AppSheet 中區分使用者權限，讓一般使用者僅能存取自己的資料，同時保留管理員查看全局資料的能力。