【Excel 教學】姓名排版救星！如何讓儲存格的姓名自動加上空格？

你是否也曾遇過這樣的困擾：從系統匯出了一長串名單，但姓名之間沒有空格，在排版或列印時顯得非常擁擠，既不美觀也不易閱讀？在 Word 中，我們可以輕易調整字元間距，但在 Excel 中卻沒有直接對應的功能。

別擔心！今天這篇文章將教你如何利用 Excel 內建的幾個簡單函數，聰明地判斷姓名長度，並自動在兩個字或三個字的名字中間插入完美的空格，讓你的報表瞬間變得專業又整齊！

最終成果預覽

我們的目標是將左邊的原始名單，自動轉換為右邊排版整齊的格式：

原始姓名	加上空格後
宋江	宋 江
盧俊義	盧 俊 義
吳用	吳 用
公孫勝	公 孫 勝

核心邏輯：判斷與拆解

這個任務的核心邏輯很簡單：

1. 判斷姓名長度：名字是兩個字還是三個字？

2. 套用不同規則：

   • 如果是兩個字，就在第一個字和第二個字中間加上一個空格。

   • 如果是三個字，就在第一、二個字和第二、三個字之間各加上一個空格。

為了實現這個邏輯，我們將會用到以下幾個重要的文字處理函數：IF、LEN、LEFT、RIGHT 和 MID。

函數功能解析

在組合最終公式之前，讓我們先來了解一下各個函數的功能：

1. LEN(儲存格)

   • 功能：計算儲存格內的字元長度（Length）。

   • 範例：=LEN(A2) 如果 A2 儲存格內容為 "宋江"，則回傳 2。

2. LEFT(儲存格, 字數)

   • 功能：從儲存格文字的「左邊」開始，抓取指定數量的字元。

   • 範例：=LEFT(A2, 1) 如果 A2 為 "宋江"，則回傳 "宋"。

3. RIGHT(儲存格, 字數)

   • 功能：從儲存格文字的「右邊」開始，抓取指定數量的字元。

   • 範例：=RIGHT(A2, 1) 如果 A2 為 "宋江"，則回傳 "江"。

4. MID(儲存格, 起始位置, 字數)

   • 功能：從儲存格文字的「中間」某個位置開始，抓取指定數量的字元。

   • 範例：=MID(A3, 2, 1) 如果 A3 為 "盧俊義"，則從第 2 個字開始抓取 1 個字，回傳 "俊"。

組合最終公式

了解了這些基本工具後，我們就可以用 IF 函數來組合出一個萬用公式了。假設我們的姓名資料都放在 A 欄，從 A2 儲存格開始。

請在 B2 儲存格貼上以下公式：

=IF(LEN(A2)=2, LEFT(A2,1) & " " & RIGHT(A2,1), LEFT(A2,1) & " " & MID(A2,2,1) & " " & RIGHT(A2,1))

讓我們來拆解這個公式的意思：

• IF(LEN(A2)=2, ... , ...)

  • 首先判斷 A2 儲存格的長度是否等於 2。

• ... , LEFT(A2,1) & " " & RIGHT(A2,1), ...

  • 如果長度等於 2 (條件為真)，就執行這段。它的意思是：抓取左邊第 1 個字 & 連接一個空格 & 連接右邊第 1 個字。

  • 例如 "宋江" 就會變成 "宋" & " " & "江" » 宋 江。

• ... , ... , LEFT(A2,1) & " " & MID(A2,2,1) & " " & RIGHT(A2,1))

  • 如果長度不等於 2 (條件為假，在此案例中即為 3 個字)，就執行這段。它的意思是：抓取左邊第 1 個字 & 連接空格 & 抓取中間的字 (從第 2 字起抓 1 個) & 連接空格 & 抓取右邊第 1 個字。

  • 例如 "盧俊義" 就會變成 "盧" & " " & "俊" & " " & "義" » 盧 俊 義。

輸入公式後，將滑鼠移到 B2 儲存格的右下角，當游標變成黑色十字時，快點兩下，Excel 就會自動將此公式套用到所有姓名資料列，大功告成！

總結

透過 LEN 函數判斷條件，再結合 IF 函數來執行不同的文字拆解與合併 (LEFT, RIGHT, MID 和 &)，我們就能輕鬆解決 Excel 中姓名排版的難題。這個方法不僅適用於姓名，任何需要根據長度來做不同格式處理的文字資料，都可以依此類推，非常實用。

希望這篇教學對您有幫助，下次遇到類似問題時，不妨試試這個強大的組合公式吧！