【Excel工具教學】一鍵批次轉換！將多個Excel檔案快速轉為PDF檔案

您是否也曾遇到需要將大量的Excel檔案（例如：班級作業、月度報表等）轉換成PDF格式，以便寄送給導師、主管或客戶？如果一個個檔案手動「另存新檔」成PDF，不僅耗時費力，也容易出錯。

繼昨天分享了如何將Excel依班級儲存成檔案後，若想進一步將這些檔案轉換成PDF寄給導師，Excel本身一次只能另存一個PDF檔案。為此，我們特別製作了這款Excel工具，讓您可以一次選取多個Excel檔案，批次將它們轉換成PDF檔案，大幅提升您的工作效率！

範例檔案下載：

請至以下連結下載本次教學使用的工具：

https://drive.google.com/file/d/19Xmo1wsYbEGOS6nwpOu8M42mHAwl_7EB/view

(下載檔案名稱應為 convertPDF.xlsm)

操作步驟教學：

1. 下載並開啟工具：

   • 將下載的 convertPDF.xlsm 檔案儲存到您的電腦中。建議可以將它與您想轉換的Excel檔案放在同一個資料夾，或與我們先前分享的「分割工具」放在一起，方便管理。

   • 開啟 convertPDF.xlsm 檔案。

2. 啟用內容：

   • 開啟檔案後，如果上方出現「安全性警告」，請點選「啟用編輯」。

   • 接著，再點選「啟用內容」，以允許巨集執行，工具才能正常運作。

3. 設定轉換選項：

   • 在工具的主介面中，您可以設定以下選項：

     • 輸出檔案名稱使用流水號 (B1儲存格)：

       • 選擇「否」（預設）：轉換後的PDF檔名會與原始Excel檔名相同（例如 原始檔名.pdf）。

       • 選擇「是」：轉換後的PDF檔名會以流水號命名（例如 001.pdf, 002.pdf...）。

     • 作用中工作表 (B2儲存格)：

       • 選擇「作用中工作表」：只會將每個Excel檔案中目前開啟/作用中的那一個工作表轉換成PDF。

       • 選擇「更轉換檔案名稱」(應為：整個檔案工作表 或 所有工作表)：會將Excel檔案中的所有工作表都轉換並包含在同一個PDF檔案中。

4. 選取要轉換的檔案：

   • 點選按鈕「1. 選取您要轉換的檔案」。

   • 在跳出的「開啟舊檔」對話框中，瀏覽至您的Excel檔案所在位置，選取一個或多個您想要轉換的Excel檔案（可以按住 Ctrl 鍵進行多選，或按住 Shift 鍵選取連續檔案）。

   • 選取完畢後，點選「開啟舊檔」。

   • 選取的檔案路徑和名稱會顯示在工具介面的列表中。您可以重複此步驟，從不同資料夾加入更多檔案到待轉換清單。

5. 開始轉換：

   • 確認檔案清單和轉換選項無誤後，點選按鈕「2. 開始轉換Excel檔案」。

   • 程式會開始逐一開啟並轉換您選定的Excel檔案。過程中您可能會看到Excel視窗短暫切換。

   • 轉換完成後，會跳出「轉換完成」的提示訊息。

6. 檢查轉換結果：

   • 轉換完成的PDF檔案會儲存在與 convertPDF.xlsm 工具相同的資料夾內。

   • 您可以開啟這些PDF檔案（例如使用Chrome瀏覽器或其他PDF閱讀器）來檢查轉換結果是否正確。

7. 清除所選列表 (可選)：

   • 如果您想重新選擇檔案，可以點選「清除所選列表」按鈕，這樣會清空目前已選取的檔案清單，方便您重新開始。

總結：

透過這款簡單實用的Excel工具，您就能輕鬆應對大量Excel檔案轉PDF的需求，不再需要繁瑣的手動操作。無論是整理報告、歸檔文件，或是與他人分享資料，都能更加得心應手。希望今天的教學對您有所幫助！