Excel 工具教學：如何快速比對兩份資料的差異性

在日常工作或資料處理中，我們經常需要比對兩份清單或資料表，找出它們之間的差異、哪些是獨有的、哪些是共有的。雖然可以使用 Excel 的公式（例如 COUNTIF、VLOOKUP 等）來解決，但對於許多人來說，撰寫和檢查公式可能比較麻煩，也擔心用錯導致結果不正確。

今天介紹一個實用 Excel 工具，它是一個包含巨集 (VBA) 的試算表檔案，可以幫助你快速自動比對兩份資料的差異性，並直接標示出不同之處。

工具下載：

你可以前往以下網址下載這個 Excel 工具檔案 (compareab.xls)：

https://drive.google.com/file/d/1sdRUUq5dpZX8yFw5EQnTo3vj6P5iih5k/view?usp=drive_web

使用方法：

1. 開啟檔案與啟用巨集：
   下載並開啟 compareab.xls 檔案。由於檔案包含巨集程式碼，Excel 可能會顯示安全性警告，請務必選擇「啟用編輯」或「啟用內容」，才能讓工具正常運作。

2. 準備比對資料：
   這個檔案內建了幾個工作表，最重要的是「資料A」和「資料B」。

   • 請將你的第一份資料複製貼上到「資料A」工作表。

   • 請將你的第二份資料複製貼上到「資料B」工作表。

   • 重要提示： 資料必須從 A1 儲存格開始存放。工具會從 A1 儲存格開始偵測資料範圍。

3. 設定比對選項 (依需求調整)：
   切換到「操作說明」工作表，你會看到一些設定選項：

   • 欄位數： 指定你要比對的欄位數量。如果你只想比對第一欄，填寫 1。如果需要比對多個欄位（例如：比對姓名和編號兩欄），則填寫對應的數字。

   • 比數： 這是資料的筆數，工具會自動偵測。

   • 比對方式： 可以選擇「不分大小寫」或「完全相同」。通常「不分大小寫」是比較方便的選項。
     這些欄位通常會自動偵測，如果偵測不正確（例如資料中間有空白行影響偵測），你也可以手動輸入正確的數值。

4. 開始比對：
   在「操作說明」工作表上，點擊「開始比較資料A 資料B」按鈕。程式會跳出一個確認視窗，點擊「確定」後，工具就會開始自動進行比對處理。處理速度取決於資料量的大小。

5. 查看比對結果：
   比對完成後，結果會呈現在幾個地方：

   • 原始資料表標示： 在「資料A」和「資料B」這兩個原始工作表中，會將對方沒有的資料列文字標示為紅色。例如，如果在「資料A」中某筆資料是紅色的，表示「資料B」中沒有這筆資料；反之亦然。

   • 產生結果工作表： 工具會自動產生新的工作表，列出比對結果：

     • 「資料A 缺少的」：列出「資料A」中有，但「資料B」沒有的資料。

     • 「資料B 缺少的」：列出「資料B」中有，但「資料A」沒有的資料。

     • 「資料 A & B 都有的」：列出兩份資料中都存在的項目。
       透過這些結果工作表，你可以清楚地知道兩份資料各缺少了哪些項目，或共同擁有哪些項目。

6. 清除資料 (需要時)：
   在「操作說明」工作表上，還有「清除結果資料」和「清除資料A 資料B」按鈕，方便你清除上次的比對結果或清空資料表，以便進行新的比對。

總結：

這個 Excel 工具透過自動化比對，大大提高了效率，特別是當資料量較大時，可以省去手動比對或使用複雜公式的麻煩。只需簡單地貼上資料，點擊按鈕，差異就能一目了然，非常適合需要頻繁比對清單的使用者。