Excel 教學：輕鬆計算工讀生總時數，解決超過24小時的加總問題

 

前言

您是否還在用紙本計算工讀生或員工的出勤時數和總工時？今天看到工讀生辛苦地用紙筆計算，不禁想到 Excel 其實就能輕鬆完成這項任務。Excel 可以直接計算時間差，但許多人會遇到一個問題：當總時數超過 24 小時，加總結果好像就不對了？

別擔心！這篇文章將教您如何使用 Excel 快速計算每日工時，並透過簡單的「自訂格式」設定，正確加總並顯示跨越多天的總工時（例如：67小時40分），讓時數計算不再是難事。

計算步驟

1. 輸入開始與結束時間

首先，在您的 Excel 工作表中建立必要的欄位，至少需要「開始時間」和「結束時間」。輸入工讀生的每日上下班時間。

• 小提示： 輸入時間時，可以直接使用 時:分 的格式（例如 08:05, 17:30），Excel 會自動將其辨識為時間格式。

2. 使用公式計算每日工時

在旁邊新增一欄「時數」，用來計算每天的工作時間。假設您的開始時間在 B 欄，結束時間在 C 欄，您可以在 D2 儲存格輸入以下公式：

=C2-B2

Excel

這個公式會計算 C2（結束時間）減去 B2（開始時間）的時間差，也就是當天的工時。

輸入完第一個公式後，將滑鼠移到 D2 儲存格的右下角，當游標變成黑色十字時，快速點擊左鍵兩下，Excel 就會自動將公式向下填滿，計算出所有日期的工時。

3. 加總總工時 (初步)

在您想要顯示總工時的儲存格（例如 D 欄的最下方），使用 SUM 函數來加總每日工時。最快的方式是點選該儲存格，然後點擊常用工具列上的「自動加總 (Σ)」按鈕，Excel 會自動選取上方連續的時間範圍，按下 Enter 即可。

4. 解決加總超過24小時的問題：自訂儲存格格式

這時您可能會發現，如果總工時超過 24 小時，Excel 預設顯示的時間格式會「歸零」計算。例如，實際總工時是 67 小時 40 分，但儲存格可能只顯示 19:40 (因為 67小時 = 2天 + 19小時)。這顯然不是我們要的累計總時數。

解決方法如下：

• 選取顯示總工時的儲存格。

• 點擊滑鼠右鍵，選擇「儲存格格式」。

• 在「數值」標籤頁中，選擇左側的「自訂」。

• 在右側的「類型」輸入框中，找到或手動輸入以下格式：
  [h]:mm

  • 關鍵說明： 這裡的 [h] (小時加上中括號) 代表累計的小時數，它會突破 24 小時的限制，顯示實際的總小時。mm 代表分鐘。

• 按下「確定」。

5. (進階) 修改格式，讓顯示更清晰

如果您希望顯示格式更符合中文習慣，例如「67小時40分」，可以在上一步的「自訂」格式中，修改「類型」為：

[h]"小時"mm"分"

• 說明： 我們將原本的冒號 : 換成了用雙引號括起來的 "小時"，並在 mm 後面加上 "分"。Excel 會將雙引號內的文字直接顯示出來。如果不需要顯示秒數，可以省略 :ss 或 "秒"。

完成後，總工時就會正確顯示為累計的總小時數和分鐘數了！

練習檔案

您可以下載範例檔案來實際操作練習：
工讀生時數計算.xlsx

透過簡單的公式和「自訂格式」中的 [h] 技巧，您就能輕鬆利用 Excel 準確計算並加總工讀生或任何員工的實際總工時，即使超過 24 小時也能正確顯示。希望這個教學對您有所幫助！