【AppSheet 教學】如何利用 SUM 與 SELECT 函數自動計算庫存量

在開發庫存管理系統時，最常見的需求就是「如何自動計算目前的庫存量？」。今天我們將教大家如何在 AppSheet 中透過 Virtual Column（虛擬欄位），結合 SUM() 與 SELECT() 兩個強大的函數，輕鬆實現即時庫存統計。

核心邏輯：進貨 - 銷售 = 庫存

庫存計算的邏輯其實很簡單：

庫存量 =（該產品所有進貨數量的總和）-（該產品所有銷售數量的總和）

在 AppSheet 中，我們不需要手動去更改庫存數字，而是讓系統透過公式自動掃描「進貨表」與「銷售表」來得出結果。

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實作教學：新增虛擬欄位

首先，請到你的 商品表（或代售商品表） 中，點擊 Add Virtual Column（新增虛擬欄位），並命名為「庫存」。

關鍵公式

請在公式欄位輸入以下內容（欄位名稱請根據您的實際表格調整）：

codeExcel

sum(select(進貨紀錄[進貨數量], [編號] = [_THISROW].[編號])) 
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sum(select(銷售紀錄[數量], [編號] = [_THISROW].[編號]))

公式解析：

1.  函數：

   • select(進貨紀錄[進貨數量], [編號] = [_THISROW].[編號])：這段話的意思是「去『進貨紀錄表』找出所有『編號』等於我現在看這這筆資料編號的『進貨數量』」。

   • 它會回傳一個數字清單（例如：[10, 5, 20]）。

2.  函數：

   • 負責將 SELECT 撈出來的清單進行加總（例如：10+5+20 = 35）。

3. [_THISROW].[編號]：

   • 這是一個關鍵指標，代表「目前這一筆商品資料的編號」，確保系統不會算錯別人的庫存。

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實際測試

在影片的範例中：

• 初始狀態：某項商品（如：阿不滴雞精 A001）的庫存顯示為 6。

• 新增銷售：我們到「銷售紀錄」中新增一筆該產品的賣出紀錄，數量設為 2。

• 結果回饋：存檔後回到商品頁面，你會發現該產品的庫存已自動更新為 4。

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函數參考說明

如果您想深入了解這兩個函數的官方定義，可以參考 AppSheet 的說明文件：

• SUM() 說明：https://help.appsheet.com/en/articles/2357307-sum

• SELECT() 說明：https://help.appsheet.com/en/articles/2357314-select

小提醒：

關於 SELECT() 的第三個參數 [DistinctOnly]（布林值）：

• 若不填寫（預設為 FALSE），會回傳所有符合條件的資料（包含重複值）。

• 若填寫為 TRUE，則會去除重複值後再回傳。在庫存計算中，我們通常不需要去除重複值，所以保持預設即可。

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結語

透過 Virtual Column 與公式的結合，AppSheet 能為您省去大量的人工計算時間，並確保數據的即時性。如果您在設定公式時遇到問題，歡迎留言討論！