【Google教學】如何讓表單送出時，自動產生「民國日期+流水號」的編號？(使用 AI Studio 寫程式)

今天這篇教學要來解決一個很多人的痛點：當我們製作 Google 表單時，希望在表單送出後，Google 試算表（Sheets）能自動幫我們產生一組「民國日期 + 流水號」的編號。

例如：今天是民國 114 年 12 月 13 日，第一筆資料要是 1141213-0001，第二筆是 1141213-0002，以此類推。

以前要寫這種程式很頭痛，但現在有了 Google AI Studio，我們可以請 AI 幫我們寫 Google Apps Script (GAS)，完全不用自己動腦！這篇文章也會順便分析為什麼推薦用 GAS 而不是 Excel 公式。

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為什麼不用公式 (Formula) 就好？

很多人第一直覺是：「用 Excel 或 Google Sheets 的公式（如 COUNTIF 或 ArrayFormula）做流水號不就好了嗎？」

這裡有一個很嚴重的隱藏風險：

1. 刪除資料會導致編號亂掉： 如果你使用公式（例如 ROW() 或 COUNTIF），一旦你刪除中間某一行資料，下面的編號全部會重新計算。原本的 0005 號可能會變成 0004 號，這對於訂單或報名序號來說是災難。

2. 新版表格的限制： Google Sheets 最近更新了「表格」功能，對於自動擴展的陣列公式支援度有些改變，可能會導致公式無法自動帶入新的一列。

結論： 想要產生「固定不變」的流水號（刪除資料也不會跑掉），唯一推薦使用 Google Apps Script (GAS)。

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實作步驟教學

第一步：準備 Google 表單與試算表

1. 建立一個 Google 表單（例如包含姓名、備註）。

2. 點擊「回應」並連結至 Google 試算表。

3. 打開連動的 Google 試算表，在原本的欄位中間（或最後面），插入一個新欄位，命名為「自動編號」。

   • 注意：請記住這個欄位是第幾欄（A=1, B=2, C=3...）。在本範例中，自動編號是在 C 欄（第 3 欄）。

第二步：利用 AI Studio 產生程式碼

我們不需要自己寫程式，直接去問 Google AI Studio。

1. 前往 Google AI Studio。

2. 輸入以下提示詞（Prompt）：

   我想要表單送出時，會自動在「自動編號」這一欄（C欄），依據時間戳記自動產生 1141213-0001 格式的編號。
   前面是民國日期，後面四碼是當日產生的流水號。請給我 Google Apps Script 的程式碼。

3. AI 會告訴你邏輯，並給你一段完整的程式碼。它通常會建議使用 LOCK 機制來避免多人同時送出時編號重複的問題。

第三步：貼上 Google Apps Script

1. 回到你的 Google 試算表。

2. 點選上方選單的 「擴充功能」 -> 「Apps Script」。

3. 會跳出一個程式碼編輯器，將裡面原本的 myFunction 清空。

4. 將剛剛 AI 給你的程式碼全部複製貼上。

5. 關鍵修改： 檢查程式碼中關於「欄位」的設定。如果 AI 寫的是第 1 欄，但你的自動編號在 C 欄，請將該數字改成 3。

6. 點擊上方的磁片圖示「儲存」，專案名稱可以取跟試算表一樣。

第四步：設定「觸發條件」 (最重要的一步！)

程式碼貼上去並不會自己動，我們必須告訴 Google：「當有人填寫表單時，要執行這段程式」。

1. 在 Apps Script 左側選單，點擊一個像鬧鐘的圖示 「觸發條件」 (Triggers)。

2. 點擊右下角的 「新增觸發條件」。

3. 設定如下：

   • 執行功能： 選擇剛剛貼上的函數名稱（通常是 generateAutoID 之類的）。

   • 部署作業： 上端 (Head)。

   • 活動來源： 試算表 (From spreadsheet)。

   • 活動類型： 提交表單時 (On form submit) <--- 這一定要選對！

4. 按「儲存」。

第五步：核對權限

儲存觸發條件時，Google 會跳出視窗要求授權：

1. 選擇你的 Google 帳號。

2. 可能會出現「Google 尚未驗證這個應用程式」的紅字警告（因為這是你自己寫的腳本）。

3. 別擔心，點選左下角的 「進階 (Advanced)」。

4. 點選最下方的 「前往... (不安全)」。

5. 點選 「允許 (Allow)」。

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測試成果

1. 回到你的 Google 表單預覽頁面。

2. 隨便填寫一筆資料並送出。

3. 回到 Google 試算表觀察。

4. 你會發現，雖然表單原本沒有填寫編號，但在資料進來的瞬間，Script 會自動在 C 欄補上 1141213-0001。

5. 再送出第二筆，就會變成 1141213-0002。

6. 壓力測試： 試著刪除第一筆資料（0001號），你會發現第二筆資料依然維持 0002，不會因為前面被刪除而自動遞補變成 0001。這就是我们要的穩定流水號！

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補充：如果堅持要用公式 (Formula) 怎麼做？

雖然不推薦，但如果你的資料永遠不會刪除，你可以直接在 Google 試算表的欄位中使用公式。

可以使用類似以下的邏輯（針對民國年與當日流水號）：

codeExcel

==IF(A2="",, TEXT(YEAR(A2)-1911,"000") & TEXT(A2,"mmdd") & "-" & TEXT(COUNTIFS($A$2:A2, ">=" & INT(A2), $A$2:A2, "<" & INT(A2) + 1), "0000"))

(註：這是概念示意，實際公式需依照欄位 A 的時間戳記進行調整)

公式法的缺點再次提醒：
一旦你把中間的某一列刪除，所有的 COUNTIFS 計算都會改變，原本的編號就會全部亂跳。請務必小心使用。

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總結

使用 Google AI Studio 搭配 Apps Script，我們可以輕鬆解決 Google 表單無法自動產生客製化流水號的問題。這個方法穩定、可靠，且具備真正的資料庫編號特性（不會隨意變動）。