【AppSheet 教學】如何將 Virtual Column (虛擬欄位) 寫回 Google 試算表？以庫存管理為例

在使用 AppSheet 進行開發時，我們經常使用 Virtual Column (虛擬欄位) 來進行即時運算。例如在進銷存系統中，商品的「當前庫存」通常是由 SUM(進貨) 減去 SUM(銷貨) 動態計算出來的。

然而，Virtual Column 的值只存在於 AppSheet 的運算中，並不會實際寫入後端的 Google Sheets (或其他資料庫)。許多網友詢問：「如果要讓這個計算出來的庫存數字，實際寫回試算表該怎麼做？」

這篇文章將透過「事件驅動 (Event Action)」的方式，教你如何在進貨或銷貨時，自動將虛擬欄位的計算結果寫回實體欄位。

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為什麼需要這樣做？

1. 資料同步：希望 Google Sheet 上能直接看到最新的庫存數字，而不是只能在 App 裡看。

2. 後續應用：試算表中的實體數據可以用於其他報表分析或與其他系統串接。

實作邏輯概覽

由於庫存的變化是發生在「進貨」或「銷貨」表單，而非直接修改「商品」資料表。因此流程如下：

1. 在 商品表 建立一個將虛擬欄位數值複製到實體欄位的 Action。

2. 在 進貨/銷貨紀錄表 建立一個觸發器 Action，去驅動商品表的更新。

3. 在 表單視圖 (Form View) 設定 Form Saved 事件，當資料儲存時自動執行上述動作。

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步驟一：準備資料表欄位

首先，確保你的 Google Sheet 商品表中，有一個實體欄位用來存放庫存（例如命名為 實際庫存 或 Number）。

• Virtual Column (庫存)：AppSheet 內自動計算的欄位（藍色）。

• 實體欄位 (實際庫存)：Google Sheet 內真實存在的欄位，目前可能是空的或舊資料。

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步驟二：建立「計算庫存」動作 (針對商品表)

我們要先告訴 AppSheet 如何把虛擬欄位的值「搬」到實體欄位。

1. 進入 Behavior > Actions。

2. 點選 New Action。

3. Action Name：命名為「計算庫存」 (或 Update Inventory)。

4. For a record of this table：選擇 商品表 (例如：一整天代賣商品)。

5. Do this：選擇 Data: set the values of some columns in this row。

6. Set these columns：

   • 左邊選擇實體欄位：實際庫存

   • 右邊填入虛擬欄位值：[庫存] (你的 Virtual Column 名稱)

7. Appearance (外觀設定)：

   • 建議將 Prominence 設為 Do not display。

   • 原因：我們希望這是系統自動執行的，不需要使用者手動去按按鈕。

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步驟三：建立「觸發」動作 (針對進貨/銷貨紀錄表)

接著，我們需要在進貨或銷貨發生時，去「呼叫」步驟二的動作。這裡以進貨為例 (銷貨的設定邏輯相同)。

1. 進入 Behavior > Actions。

2. 點選 New Action。

3. Action Name：命名為「進貨事件」 (或 Trigger Inventory Update)。

4. For a record of this table：選擇 進貨紀錄表 (例如：進貨紀錄)。

5. Do this：選擇 Data: execute an action on a set of rows (對另一張表的一組資料執行動作)。

6. Referenced Table：選擇 商品表 (因為我們要更新的是商品庫存)。

7. Referenced Rows (最關鍵的一步)：

   • 我們需要用公式找出「這一筆進貨是對應哪一個商品」。

   • 輸入公式：

     codeAppsheet

     SELECT(一整天代賣商品[編號], [編號] = [_THISROW].[編號])

     (語意：從商品表中，選出那個「商品編號」等於「這筆進貨紀錄商品編號」的那一列)

8. Referenced Action：選擇步驟二建立的 「計算庫存」。

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步驟四：設定表單儲存後自動執行

最後，我們要將這個動作綁定在使用者填寫表單的行為上。

1. 進入 UX > Views。

2. 找到進貨紀錄的 Form View (通常是 進貨紀錄_Form)。

   • 注意：如果你是透過關聯表單 (Inline View) 新增，請找到對應的 Inline Form View。

3. 往下捲動找到 Behavior 設定區塊。

4. 在 Event Actions > Form Saved (表單儲存時) 的選項中。

5. 選擇步驟三建立的 「進貨事件」。

6. 按下 Save 儲存設定。

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測試與驗證

1. 在 App 中新增一筆進貨資料（例如：進貨數量 +1）。

2. 儲存表單。

3. 等待 App 同步完成。

4. 驗證 App：查看商品列表，庫存數量應已更新。

5. 驗證 Google Sheet：打開後台試算表，你會發現對應商品的「實際庫存」欄位，已經被寫入最新的計算結果了。

注意事項

• 銷貨紀錄 也需要重複「步驟三」與「步驟四」，建立一個「銷貨事件」並綁定在銷貨表單上，這樣賣出商品時才會扣庫存。

• 這種寫法是利用 AppSheet 前端的 Action 觸發，如果資料量非常大，可能會有些微的效能影響，但在一般庫存管理場景中非常實用。

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希望這篇教學能幫助大家解決 Virtual Column 無法存回試算表的困擾！