網頁工具教學] 如何將 Word 或 Excel 表格轉換成 HTML 語法？讓客戶直接在 Email 內預覽報價單 (免附件)

今天的網頁工具教學要來解決一個業務或行政人員常遇到的痛點：寄送報價單或表格給客戶時，一定要用附件嗎？

通常我們寄送 Excel 檔給客戶，客戶必須先下載、打開 Excel 軟體才能看到內容。這個過程增加了客戶的麻煩，有時候甚至會因軟體版本不同而跑版。如果能將表格轉成 HTML 語法，客戶打開 Email 就能直接看到精美的表格，不僅方便，看起來也更專業！

今天我們將透過一個好用的線上工具 Summernote，搭配 Excel 轉 HTML 的小技巧，教大家如何輕鬆完成這件事。

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為什麼需要這樣做？

1. 提升閱讀率：客戶不用下載檔案，直接在信件內文閱讀。

2. 專業度加分：排版精美的 HTML 信件比純文字或附件更有質感。

3. 防止跑版：網頁語法能確保格式在大多數信箱中顯示一致。

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準備工具

1. 你要寄送的 Excel 表格 或 Word 文件。

2. 線上轉換工具：Summernote.org

3. Excel 自動寄信程式（本站提供的進階版工具，需設定 SMTP）。

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操作步驟教學

第一步：解決格式跑版問題 (關鍵技巧！)

很多人直接從 Excel 複製表格貼到網頁編輯器，會發現框線不見了或是格式跑掉。這裡有一個獨家小技巧：

1. 先在 Excel 中選取你要的表格範圍，按 複製。

2. 打開一個空白的 Word 文件，按 貼上。

   • 注意：貼到 Word 後格式如果稍微跑掉沒關係。

3. 接著，再從 Word 裡面全選剛剛貼上的表格，按 複製。

4. 最後，前往 Summernote.org 的編輯區，按 貼上。

神奇的事情發生了！ 透過 Word 當作中介，貼到網頁上的表格將會保留完整的框線與格式。

第二步：在 Summernote 編輯內容

在 Summernote 貼上表格後，你可以像在操作 Word 一樣進行編輯：

• 加入問候語：在表格上方輸入「某某客戶您好，這是我們近期的報價...」。

• 調整樣式：可以選取文字更改顏色（例如將重點文字改成藍色）、加粗體，或是調整背景色。

• 確認排版都滿意後，準備轉換成語法。

第三步：取得 HTML 原始碼 (Code View)

1. 在 Summernote 工具列中，找到一個標示為 </> 或 Code View 的按鈕，點擊它。

2. 畫面會變成密密麻麻的程式碼，這就是網頁原始碼。

3. 將這些原始碼 全選 (Ctrl+A) 並 複製 (Ctrl+C)。

第四步：貼上至 Excel 自動寄信工具

接著打開我們提供的「Excel 自動寄信 email (進階版)」工具：

1. 設定參數：

   • SMTP 伺服器：填入你公司或信箱的 SMTP (例如 Gmail 是 smtp.gmail.com，Port 465 或 587)。

   • 格式：記得將發送格式從 TXT 改為 HTML (非常重要！)。

   • 編碼：依需求選擇 Big5 或 UTF-8。

   • 寄件者資訊：輸入你的 Email 帳號密碼。

2. 貼上內容：

   • 切換到「內容」欄位。

   • 重要操作：請不要直接點儲存格貼上，請點選儲存格後，在上方的 「資料編輯列 (Formula Bar)」 進行貼上。這樣才能確保 HTML 語法被正確讀取，不會因為換行符號而錯誤。

3. 測試寄送：

   • 輸入收件者的 Email 與主旨。

   • 按下「開始寄送 Email」按鈕。

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成果展示

寄送成功後，你的客戶收到的信件，就會像下圖一樣：

• 有完整的問候語。

• 表格框線清晰。

• 重點標示清楚。

不需要任何附件，客戶就能一目了然你的報價單內容！

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常見問題與除錯

• 寄送失敗？ 請檢查 SMTP 設定是否正確，以及 Google 帳戶是否開啟了「低安全性應用程式存取」或是使用了應用程式專用密碼。

• 格式還是跑掉？ 請務必確認有執行「Excel -> Word -> Summernote」這個轉貼流程。

希望今天的教學對大家的業務推廣有幫助，如果有任何問題，歡迎在部落格留言詢問！

相關檔案下載：

• Excel自動寄送email (進階版)