【Excel教學】如何只複製小計的結果？避免貼上隱藏的詳細資料

在使用 Excel 的「小計」功能時，我們常會利用左側的層級按鈕 (1, 2, 3) 來快速收合或展開資料，以便只查看摘要結果。這對於報表閱讀和列印非常方便。

但問題來了，當您只想複製畫面中看到的「小計」結果到新的工作表或文件中時，直接複製貼上 (Ctrl+C, Ctrl+V) 卻會把隱藏起來的詳細資料也一併貼上，造成後續整理的困擾。

今天我們將介紹兩種簡單又實用的方法，教您如何只複製您看到的資料，輕鬆解決這個問題！

問題情境：直接複製貼上的錯誤結果

當我們使用「小計」功能後，點擊層級按鈕 2，表格會收合起來，只顯示每個班級的合計與總計。

如果此時直接選取範圍並複製，再到新的工作表貼上，您會發現所有隱藏的明細資料都被貼出來了，這並不是我們想要的結果。

解決方法一：使用「選取可見儲存格」快捷鍵 (Alt + ;)

這是最快速、最推薦的方法。透過一個簡單的快捷鍵，就能告訴 Excel 我們只想複製畫面上「看得到」的儲存格。

操作步驟：

1. 收合資料： 在已執行小計的工作表中，點擊層級按鈕 2，只顯示小計結果。

2. 選取範圍： 將您想要複製的小計資料範圍選取起來。

3. 選取可見儲存格： 按下鍵盤快捷鍵  +  (分號)。按下後，您會看到選取範圍的線條樣式出現些微變化，這表示 Excel 已經鎖定了可見儲存格。

4. 複製與貼上： 接著按下 Ctrl + C 進行複製，然後到目標工作表按下 Ctrl + V 貼上。

大功告成！您會發現只有小計的摘要資料被成功貼上，所有隱藏的明細都被忽略了。

解決方法二：利用「篩選」功能

如果您不習慣記快捷鍵，也可以利用 Excel 強大的「篩選」功能來達到相同的目的。

操作步驟：

1. 啟用篩選： 確保您的資料是展開的狀態 (點擊層級按鈕 3)，然後選取您的資料範圍，點擊【資料】索引標籤中的【篩選】按鈕。

2. 設定篩選條件： 點擊「班級」欄位的篩選下拉箭頭，在搜尋框中輸入關鍵字「合計」，Excel 就會自動篩選出所有包含「合計」字樣的儲存格。

3. 複製與貼上： 此時工作表上只會顯示所有小計與總計的資料列。直接選取這些篩選後的資料，按下 Ctrl + C 複製，再到新工作表 Ctrl + V 貼上即可。

這種方法雖然步驟稍多，但同樣能準確地將您需要的小計結果複製出來。

總結

下次需要從「小計」報表中提取摘要資料時，不必再手動刪除多餘的明細了。您可以選擇：

1. 快捷鍵 ：最快的方法，選取後按下快捷鍵，即可複製可見儲存格。

2. 篩選功能：直覺的操作方式，透過篩選關鍵字「合計」來分離出您需要的資料。

善用這兩個技巧，讓您的 Excel 資料處理更加得心應手！