Excel教學：打造自動更新的行事曆！用VLOOKUP輕鬆管理你的待辦事項

你是否常常覺得需要一個簡單、直觀的方式來追蹤待辦事項？雖然市面上有許多行事曆軟體，但有時候，我們只想要一個在熟悉的 Excel 環境中就能運作的解決方案。

今天，我們將分享一個非常實用的 Excel 技巧，教你如何利用 VLOOKUP 函數，打造一個可以顯示單月、三個月甚至一整年待辦事項的動態行事曆。你只需要在一個清單中輸入日期和任務，這些事項就會自動同步到你的行事曆上，一目了然！

核心概念

這個行事曆的運作原理相當簡單：

1. 待辦事項清單：建立一個獨立的工作表，專門用來記錄所有任務的「日期」和「待辦事項」。

2. 行事曆版面：設計出你喜歡的月曆或年曆版面。

3. VLOOKUP 查詢：在行事曆的每一天儲存格中，使用 VLOOKUP 函數去查詢「待辦事項清單」，如果當天有任務，就將其顯示出來。

我們將介紹兩種版本：「半自動更新版」和更進階的「全自動更新版」。

方法一：半自動更新版 (手動調整起始日期)

這個版本非常適合需要固定查看特定時期（例如：專案週期、學期行事曆）的使用者。你只需要手動修改一個儲存格的日期，整個行事曆就會跟著變動。

操作步驟：

1. 建立「待辦事項」工作表：
   在一個新的工作表中，建立兩欄：「日期」和「待辦事項」。將你所有的任務和對應的日期一一填入。

   日期	待辦事項
   2024/10/25	提交專案報告
   2024/11/11	團隊會議
   ...	...

2. 設計行事曆版面：
   你可以設計單月、三個月或一整年的版面。最重要的是，在每個日期格子旁，預留一個空白的儲存格用來顯示任務。

3. 設定日期與 VLOOKUP 公式：

   • 起始日期：在行事曆的第一個日期儲存格（例如年曆的 1 月 1 日）手動輸入你想要的起始日期，例如 2024/1/1。

   • 後續日期：後面的日期儲存格，公式可以設為 =前一個日期儲存格+1。

   • 顯示任務：在預留的任務儲存格中，輸入以下公式（假設日期在 C10，待辦事項清單在 待辦事項 工作表的 A、B 欄）：

     codeExcel

     =IFERROR(VLOOKUP(C10, 待辦事項!$A:$B, 2, FALSE), "")

     這個公式的意思是：去 待辦事項 工作表查詢 C10 的日期，如果找到了，就傳回第 2 欄的內容（待辦事項）；如果沒找到（IFERROR 的作用），就顯示空白。

4. 更新行事曆：
   當你需要更換年份或月份時，只需要修改那個手動輸入的起始日期儲存格，例如將 2024/1/1 改為 2025/1/1，整個行事曆就會自動刷新，非常方便！

方法二：全自動更新版 (永遠顯示當前日期)

如果你希望行事曆能「永遠」自動跟上現在的日期，不用每年手動調整，那麼這個版本就是為你設計的！

這個版本的核心差異在於起始日期的公式。我們不再手動輸入，而是改用 Excel 的日期函數。

關鍵公式修改：

• 年曆：將起始日期的公式改為：

  codeExcel

  =DATE(YEAR(TODAY()), 1, 1)

  這個公式會自動抓取「今年的年份」，並產生 1 月 1 日的日期。這樣一來，每年打開檔案，它都會自動顯示當年度的行事曆。

• 月曆：若要讓月曆永遠顯示「當前月份」，起始日期公式可以設為：

  codeExcel

  =DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(TODAY()), 1)

  這個公式會自動抓取今年、今月，並產生 1 號的日期。

透過這個方法，你完全不需要去動行事曆的任何設定，只要專心維護你的「待辦事項」清單即可。

範本檔案下載

為了讓你更快上手，我們提供了兩種版本的範本檔案，你可以直接下載使用或參考其公式設計。

• 半自動更新版：待辦事項.xlsx (下載連結)

• 全自動更新版：待辦事項_自動更新日期.xlsx (下載連結)

總結

利用 Excel 搭配簡單的 VLOOKUP 和日期函數，就能打造出一個符合個人需求的客製化行事曆。無論是需要手動調整的彈性，還是全自動的便利，這個方法都能大大提升你的工作效率。現在就動手試試看吧！