【Excel教學】如何使用Power Query將多列相同資料合併到單一儲存格？

您是否經常需要將同一個客戶或項目的多筆訂單、備註或其他文字資料，整理成一列並用逗號分隔？過去，這可能需要複雜的陣列公式，或是撰寫VBA程式碼才能實現。

現在，透過Excel內建的強大工具—Power Query，您無需撰寫任何程式碼，只需幾個點擊，就能輕鬆完成這項任務，並且未來資料更新時，只要一鍵「重新整理」即可！

今天，我們將跟隨影片的教學，一步步學習如何使用Power Query，將多列資料合併到單一儲存格中。

範例與資源

• 練習用範例檔案下載：Google Drive 連結

• Excel VBA 舊版教學影片參考：Youtube 連結

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操作步驟詳解

我們將從一份原始訂單資料開始，目標是將每個「購買者」的所有「訂單編號」合併到同一格，並以逗號分隔。

原始資料範例：
| 訂單編號 | 購買日期 | 購買者 |
| :--- | :--- | :--- |
| A001 | 3/27/2024 | 宋江 |
| A002 | 3/27/2024 | 宋江 |
| A003 | 3/27/2024 | 宋江 |
| A004 | 3/27/2024 | 公孫勝 |
| ... | ... | ... |

步驟一：將資料載入 Power Query 編輯器

1. 首先，點擊您資料範圍內的任何一個儲存格。

2. 前往Excel頂端功能區的 [資料] 索引標籤。

3. 在「取得及轉換資料」區塊中，點選 [從表格/範圍]。

4. Excel會跳出一個「建立表格」的視窗，請確認範圍是否正確，並勾選 [我的表格有標題]，然後按下 [確定]。

這樣，您的資料就會被載入到 Power Query 編輯器視窗中。

步驟二：使用「群組依據」功能

我們的目標是依據「購買者」來群組資料。

1. 在 Power Query 編輯器中，點選 [購買者] 這一欄的欄位標題，將其選取。

2. 點選 [常用] 索引標籤下的 [群組依據] 功能。

3. 在「群組依據」的設定視窗中，進行以下設定：

   • 群組依據：保持為「購買者」。

   • 新資料行名稱：輸入一個您想要的名稱，例如「合併訂單」。

   • 運算：從下拉選單中選擇 [加總]。

   • 資料行：選擇您要處理的欄位，這裡是 [訂單編號]。

4. 按下 [確定]。

完成後，您會發現「合併訂單」欄位中顯示的都是「Error」。這是正常的！因為「訂單編號」是文字，無法進行數學上的「加總」運算。接下來就是最關鍵的一步。

步驟三：修改 M 語言公式，將加總改為文字合併

Power Query 的每一步操作都會在頂端的「資料編輯列」中產生對應的 M 語言公式。我們需要手動修改它。

1. 在資料編輯列中，找到剛剛產生的公式，它看起來會像這樣：

   Generated m

   = Table.Group(上一個步驟, {"購買者"}, {{"合併訂單", each List.Sum([訂單編號]), type nullable number}})

2. 我們需要修改兩個地方：

   • 將 List.Sum 改成 Text.Combine。

   • Text.Combine 函數需要兩個參數：要合併的清單（[訂單編號]）和分隔符號。我們在後面加上分隔符號，例如 ","。

3. 修改後的公式片段如下：

   • 原始：each List.Sum([訂單編號])

   • 修改為：each Text.Combine([訂單編號], ",")

   將公式修改完後，按下 Enter 鍵。

瞧！錯誤消失了，所有的訂單編號都已經被正確地合併在一起。

步驟四：關閉並載入結果

資料處理完畢後，就可以將它載回 Excel 工作表了。

1. 點擊左上角的 [關閉並載入] 下拉選單。

2. 選擇 [關閉並載入至...]。

3. 在「匯入資料」視窗中，選擇您希望放置結果的方式：

   • 選擇 [表格]。

   • 選擇 [現有工作表]，並指定一個您想放置表格的儲存格位置（例如 G1）。

4. 按下 [確定]。

最終的合併結果就會出現在您的工作表上，並且右側會顯示「查詢與連線」窗格。

驗證與重新整理

Power Query 最棒的地方在於它的動態更新能力。

1. 回到您的 原始資料 表格。

2. 新增一筆資料，或修改現有資料（例如，將某位購買者的訂單改為另一人）。

3. 回到剛剛產生的 結果表格，在表格上按一下右鍵，選擇 [重新整理]。

您會發現結果表格會立刻根據您對原始資料的變更而自動更新，完全不需要重複上述所有步驟！

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總結

透過 Power Query 的「群組依據」功能，搭配手動修改 M 語言公式（將 List.Sum 換成 Text.Combine），我們成功地建立了一個自動化的資料合併流程。這不僅大大提升了工作效率，也確保了資料的準確性。從此以後，您再也不用為了合併文字而頭痛了！