Google Forms神器：formLimiter 設定表單人數、截止日期、商品數量限制 (教學)

Google 表單是收集資訊、處理報名或進行簡單訂購的絕佳工具。但有時候，我們需要設定一些限制，例如活動報名有人數上限、問卷有截止日期，或是團購商品有數量限制。如果沒有工具輔助，手動關閉表單很容易錯過時機，造成困擾。

今天，我們要介紹一個超實用的 Google 表單外掛程式——formLimiter，它可以輕鬆幫你解決以上問題！

(這篇文章內容是根據教學影片整理而成)

formLimiter 可以做什麼？

formLimiter 主要提供以下三種限制方式：

1. 限制回應數量 (Number of form responses): 設定表單最多能接收的回應（提交）數量。一旦達到設定的數量，表單就會自動關閉，不再接受新的提交。這非常適合有名額限制的活動報名。

2. 設定截止日期與時間 (Date and time): 指定一個明確的日期和時間，時間一到，表單就會自動關閉。適合有固定截止時間的問卷調查或報名活動。

3. 根據試算表儲存格的值 (Spreadsheet cell value): 這是一個進階但非常強大的功能！你可以設定當 Google Sheets 回應試算表中某個特定儲存格的值達到某個條件時（例如等於、大於、小於某個數字），表單就自動關閉。這對於有庫存限制的商品訂購特別有用，例如你可以用公式計算某個商品的總訂購量，當達到庫存上限時，自動停止該商品的訂購表單。

如何安裝與啟用 formLimiter？

安裝過程非常簡單：

1. 開啟你的 Google 表單： 進入你想要設定限制的 Google 表單編輯頁面。

2. 點選「更多」選項： 在表單編輯頁面的右上角，找到並點擊三個垂直點點的圖示。

3. 選擇「外掛程式」： 在下拉選單中，選擇「外掛程式」。

4. 搜尋 formLimiter： 在跳出的 Google Workspace Marketplace 視窗中，於上方的搜尋框輸入 formLimiter 並按 Enter 搜尋。

5. 安裝： 找到 formLimiter (通常是第一個結果，注意一下圖示)，點擊它，然後點選「安裝」或「免費」按鈕。

6. 授權： 接著會需要你的授權。

   • 選擇你要使用的 Google 帳號。

   • 仔細看一下 formLimiter 需要的權限 (例如存取你的表單、試算表等)，如果同意，請點選「允許」。

7. 完成安裝： 安裝成功後，關閉 Marketplace 視窗。你會看到表單編輯頁面右上角多了一個「外掛程式」的圖示 (像拼圖一樣)。

如何設定 formLimiter 限制？

安裝完成後，就可以開始設定限制了：

1. 開啟 formLimiter 面板： 點擊右上角的「外掛程式」圖示，選擇 formLimiter，再點選「Set limit」。

2. 選擇限制類型 (Limit Type): 在右側出現的 formLimiter 面板中，點擊下拉選單，選擇你需要的限制類型 ( date and time, number of form responses, 或 spreadsheet cell value )。

範例 1：限制回應數量 (例如：報名人數上限 4 人)

• Limit Type: 選擇 number of form responses。

• 設定數量: 在下方的輸入框中，輸入你允許的最大回應數量。例如，輸入 4。 注意： 這裡設定 4 表示表單會在收到第 4 份回應 之後 才關閉，也就是說，第 5 個人來填寫時就會看到關閉訊息。

• 關閉訊息 (Message when submissions are closed): 在下方的文字框中，輸入表單關閉後要顯示給使用者的訊息。你可以自訂內容，例如影片中的範例：「目前人數已達優惠人數上限4人. 若有問題可以寄email給 imingho@gmail.com」。(請根據你設定的數量調整訊息內容)。

• Email通知 (選填): 勾選 Email form owner when submissions are closed，可以在表單自動關閉時收到 Email 通知。

• 儲存並啟用: 點擊 Save and enable 按鈕。

設定完成後，當表單收到第 4 份回應後，第 5 位嘗試開啟或提交表單的人就會看到你設定的關閉訊息。

範例 2：設定截止日期與時間 (例如：5月25日晚上8:30截止)

• Limit Type: 選擇 date and time。

• 選擇日期 (Select date): 點擊日期欄位，選擇截止日期，例如 05/25/2018。

• 選擇時間 (Select time): 點擊時間欄位，選擇截止時間，例如 8:30 PM。

• 關閉訊息: 同上，自訂表單關閉後顯示的訊息。

• Email通知 (選填): 同上。

• 儲存並啟用: 點擊 Save and enable 按鈕。

時間一到，表單就會自動關閉。

範例 3：根據試算表儲存格的值 (例如：商品庫存控制)

• 準備試算表:

  • 你需要先到存放表單回應的 Google Sheets 試算表。

  • 找一個空白的儲存格 (例如 P1)。

  • 在這個儲存格中，使用公式計算你要監控的數值。例如，如果 D 欄是某商品的訂購數量，你可以在 P1 輸入 =SUM(D:D) 來計算總訂購量。

• 設定 formLimiter:

  • Limit Type: 選擇 spreadsheet cell value。

  • 儲存格位置: 在 when the value from cell 下方的輸入框中，輸入你剛剛設定公式的儲存格位置，格式必須是 ，例如 表單回應 1!P1 (注意中間有驚嘆號)。

  • 觸發條件: 在 equals (等於) 或其他條件下拉選單下方的輸入框中，輸入觸發關閉表單的數值。例如，如果商品庫存是 15，就輸入 15。這表示當 P1 儲存格的值 等於 15 時，表單就關閉。 (formLimiter 會顯示 Current cell value: [目前值] 讓你參考)。

  • 關閉訊息: 同上，自訂表單關閉後顯示的訊息 (例如：此商品已售完)。

  • Email通知 (選填): 同上。

  • 儲存並啟用: 點擊 Save and enable 按鈕。

當 P1 儲存格的數值達到 15 時，表單就會自動停止接受新的回應。

如何修改或停用限制？

• 修改： 隨時可以回到 formLimiter 面板 (外掛程式 -> formLimiter -> Set limit)，修改限制類型、數值或訊息，然後重新點擊 Save and enable。

• 停用： 在 formLimiter 面板下方，點擊 Disable 按鈕，即可暫時停用限制，表單會重新開放。之後可以再回來重新設定。

---

formLimiter 真的是 Google 表單使用者的一大福音，無論是活動報名、問卷調查還是商品訂購，都能透過它輕鬆設定各種限制條件，讓表單管理更加自動化、更有效率。快去安裝試試看吧！