AppSheet 教學：設定低庫存 Email 自動通知 (例如：數量小於10時)

在經營商店或管理倉庫時，即時掌握庫存狀況非常重要，特別是當商品數量偏低時，需要及時補貨以避免缺貨影響銷售。今天我們要分享如何利用 Google AppSheet 的自動化 (Automation) 功能，設定當產品庫存數量低於特定門檻（例如 10 件）時，自動發送 Email 通知給指定人員。

這個功能可以幫助您：

• 自動監控庫存水位。

• 在需要補貨時收到即時提醒。

• 減少人工檢查庫存的時間與精力。

底下我們將依據 ChatGPT 提示的操作流程，並結合實際操作畫面，一步步教您如何設定。

設定步驟概覽

要完成這個自動通知，主要會經過以下幾個設定階段：

1. 建立一個新的自動化 Bot (New Bot)

2. 設定觸發條件 (Trigger / Event): 何時啟動這個自動化？ (例如：當出貨紀錄有新增或更新時)

3. 設定執行條件 (Condition): 在觸發後，滿足什麼條件才執行下一步？ (例如：該商品的目前庫存數量 < 10)

4. 設定執行動作 (Action / Task): 滿足條件後，要做什麼事？ (例如：寄送 Email 通知)

5. 測試與啟用

詳細設定教學

步驟 1：進入 Automation 並建立新 Bot

1. 登入您的 AppSheet 應用程式編輯器。

2. 在左側選單中，點擊閃電圖示的「Automation」。

3. 點擊「+ New Bot」按鈕。

4. 系統可能會提供一些建議模板，您可以直接點擊「Create a new bot」從頭開始建立。

5. 接著，為這個 Bot 命名，方便您辨識。點擊預設的「New Bot」文字，將其修改為有意義的名稱，例如：「庫存小於10通知」。

步驟 2：設定觸發條件 (Configure Event)

1. 在 Bot 流程圖中，點擊「Configure event」按鈕。

2. 系統會要求您建立或選擇一個事件 (Event)，點擊「Create a new event」。

3. Event Name: 為事件命名，例如：「出貨紀錄變動」。

4. Event Type: 選擇「Data Change」。

5. Table: 選擇會影響庫存數量的那個表格。在影片範例中，觸發點是「出貨紀錄」表格，因為每當有出貨，相關商品的庫存就會減少。您需要根據您的 App 設計選擇合適的表格。

6. Data Change Type: 選擇觸發的時機。因為新增出貨 (Adds) 或修改出貨數量 (Updates) 都可能影響庫存，所以通常會勾選「Adds」和「Updates」。(除非您的邏輯只需要其中一種)。

步驟 3：設定執行條件 (Condition)

這是關鍵的一步，我們要設定只有當庫存數量低於 10 時，才執行後續的寄信動作。

1. 在事件設定的下方找到「Condition」欄位（可能需要展開）。

2. 點擊公式編輯器圖示 (燒杯或 fx)。

3. 輸入判斷式。您需要找到代表「目前庫存數量」的那個欄位。假設您的「出貨紀錄」表格中有一個計算好的欄位叫做 [目前數量]，則判斷式為：

   [目前數量] < 10

   • 注意： 這裡的 [目前數量] 欄位名稱需要替換成您 App 中實際的欄位名稱。這個欄位可能是在「出貨紀錄」表格計算出來的，或是透過關聯 (Ref) 欄位去抓取「產品」或「客戶」表格的剩餘庫存欄位。請確保欄位名稱和表格來源正確。

4. 輸入完畢後，點擊「Save」。

步驟 4：設定執行動作 (Add a Step / Task - Send Email)

當觸發事件發生，且滿足庫存小於 10 的條件時，我們就要執行寄送 Email 的動作。

1. 回到 Bot 流程圖，在事件下方點擊「Add a step」按鈕。

2. 點擊「Create a new step」。

3. Step Name: 為這個步驟命名，例如：「寄送 Email 通知」。

4. 選擇任務類型: 在「Run this Task」下方，點擊預設的「Custom Task」或其他選項，從彈出選單中選擇「Send an email」。

5. 設定 Email 內容:

   • Email Type: 通常選擇「Custom template」。

   • To: 輸入收件者的 Email 地址。

     • 重要提示： AppSheet 的免費版本通常只能將自動化 Email 寄送給應用程式的擁有者 (App Creator)。如果您需要寄給其他人，可能需要升級您的 AppSheet 方案。

   • Email Subject: 設定 Email 的主旨。可以使用固定文字，也可以插入變數。例如：「<<_APPNAME>> 庫存小於10通知」。<<_APPNAME>> 會自動帶入您的 App 名稱。

   • Email Body: 設定 Email 的內文。AppSheet 預設會帶入觸發該事件的那筆紀錄的所有欄位資訊。您可以自行編輯，只保留需要的資訊，或加入說明文字。

     • 例如，您可以修改成：

     庫存警示！
     
     客戶編號：<<[客戶編號]>>
     產品編號：<<[產品編號]>>
     目前數量：<<[目前數量]>>
     
     請注意補貨！

     • 同樣地，<<[欄位名稱]>> 中的欄位名稱需要替換成您 App 中的實際名稱。

   • 其他設定 (Optional): 您還可以設定 CC, BCC, Preheader 等。

6. 完成後，在整個 Bot 設定頁面的右上角，點擊藍色的「Save」按鈕儲存所有設定。

步驟 5：測試與啟用

1. 儲存後，AppSheet 會進行同步。

2. 回到您的 AppSheet 應用程式預覽畫面。

3. 執行一個會觸發條件的操作。例如，新增一筆「出貨紀錄」，讓某個商品的 [目前數量] 計算結果低於 10。

4. 儲存該筆紀錄。

5. 稍待片刻 (自動化執行需要一點時間)，然後檢查您在 To: 欄位設定的 Email 信箱，看看是否收到了庫存通知信。

6. 確認信件內容是否如預期顯示了正確的欄位資訊。

注意事項

• 免費版限制： Email 收件人通常僅限 App Creator。

• 欄位名稱： Condition 判斷式和 Email Body 中的欄位名稱 (用 [] 或 <<>> 包裹) 必須與您表格中的實際欄位名稱完全相符。

• 計算欄位： 如果您的「目前數量」是透過虛擬欄位 (Virtual Column) 或其他公式計算得來，請確保該計算是正確且即時更新的。

• 部署狀態： 雖然在編輯器中可以測試，但為了讓自動化能在使用者實際操作 App 時穩定在背景執行，建議將您的 App 狀態設定為「Deployed」(已部署)。

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希望這篇教學能幫助您成功設定 AppSheet 的低庫存 Email 自動通知功能！若有任何問題，歡迎留言討論。