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2025年4月12日 星期六

【Excel 教學】如何將座號轉換成圈點數字樣式?使用 REPLACE 函數與 ChatGPT 探索解法

今天來分享一個 Excel 的實用技巧,這個問題是網友在準備答案卡時遇到的。他需要將學員的座號(例如 01, 02, ..., 15 等)轉換成在答案卡上常見的劃記樣式,也就是用一排 0 到 9 的圈圈數字,並將對應的數字用實心圓點標示出來。

問題情境:

這位網友主要是服務年紀較大的學員,怕他們在劃答案卡時容易劃錯座號。因此,他希望先在 Excel 中產生每個座號對應的劃記樣式(分成十位數和個位數兩欄),然後再透過合併列印(Mail Merge)的方式,直接將劃記好的座號印在每位學員的答案卡上,減少學員劃錯的機會。

他原本是手動在紙本上幫學員塗黑,但想尋找更有效率的自動化方法。

我的解法:使用 REPLACE 函數

我的想法是利用 Excel 的 REPLACE 函數來達成目標。REPLACE 函數可以在一個文字字串中,用新的字串取代指定位置的部分字串。

核心邏輯:

  1. 建立樣板字串: 先建立一個包含 0 到 9 的空心圈圈數字的字串,例如:"⓪①②③④⑤⑥⑦⑧⑨"。

  2. 找出要取代的位置:

    • 十位數: 使用 LEFT 函數取出座號的第一個數字(十位數),例如座號 "15" 取出 "1"。將這個數字轉換成數值,加 1 後就是它在樣板字串中的位置(因為字串索引從 1 開始,而數字 0 在第 1 個位置,數字 1 在第 2 個位置,以此類推,位置 = 數字 + 1)。

    • 個位數: 使用 RIGHT 函數取出座號的第二個數字(個位數),例如座號 "15" 取出 "5"。同樣轉換成數值加 1,得到它在樣板字串中的位置。

  3. 進行取代: 使用 REPLACE 函數,將樣板字串中對應位置的那個空心圈圈數字,取代成一個實心圓點 "⚫"(或其他你想要的標示符號)。

Excel 公式範例:

假設座號資料在 A 欄(從 A2 開始),樣板字串是 "⓪①②③④⑤⑥⑦⑧⑨",實心符號是 "⚫"。

  • 產生十位數劃記樣式 (放在 B 欄):
    在 B2 儲存格輸入:

    =REPLACE("⓪①②③④⑤⑥⑦⑧⑨", VALUE(LEFT(A2,1))+1, 1, "⚫")
    • LEFT(A2,1):取出 A2 座號的左邊第一個字元(十位數)。

    • VALUE(...):將取出的字元轉成數值。

    • VALUE(...)+1:計算出該數字在樣板字串中的起始位置。

    • REPLACE(樣板, 起始位置, 1, "⚫"):將樣板字串中,從計算出的起始位置開始的 1 個字元,替換成 "⚫"。

  • 產生個位數劃記樣式 (放在 C 欄):
    在 C2 儲存格輸入:

    =REPLACE("⓪①②③④⑤⑥⑦⑧⑨", VALUE(RIGHT(A2,1))+1, 1, "⚫")
    • RIGHT(A2,1):取出 A2 座號的右邊第一個字元(個位數)。

    • 其餘邏輯同上。

將 B2 和 C2 的公式向下拖曳填滿,即可產生所有座號的劃記樣式。

(注意:影片中提到的 

成果預覽:

座號 (A)十位數 (B)個位數 (C)
01⚫①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⓪⚫②③④⑤⑥⑦⑧⑨
02⚫①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⓪①⚫③④⑤⑥⑦⑧⑨
.........
15⓪⚫②③④⑤⑥⑦⑧⑨⓪①②③④⚫⑥⑦⑧⑨
.........

與 ChatGPT 的探討

我也好奇地將這個問題拿去問 ChatGPT,看看它會提供什麼樣的解法。

  1. 初次嘗試: ChatGPT 一開始提供的公式使用了 TEXTJOINIFCOLUMNINTMOD 等函數,相對複雜,而且產生的結果(例如:⚫⚪⚪⚪⚪⚪⚪⚪⚪⚪)並非我們直接想要的圈圈數字樣式。這顯示了舊版 Excel 可能不支援 TEXTJOIN,且公式邏輯也與需求有出入。

  2. 二次嘗試 (指定格式後): 在我提供更明確的目標格式(一個圈點 + 一個數字,連在一起)後,ChatGPT 嘗試使用 LEFTREPTINTMOD 配合 & 符號串接,但產生的結果(例如:⚫0 ⚪1 ⚪2 ...)仍然不是標準的答案卡樣式。

  3. 最終確認: 最後我將自己使用的 REPLACE 公式提供給 ChatGPT,它便能理解並解釋這個公式的運作方式,確認這是一個非常巧妙且簡潔的解決方案。

ChatGPT 的解釋 (針對 REPLACE 解法):

  • 公式本體: =REPLACE("樣板字串", 位置計算, 1, "⚫")

  • 樣板字串: "⓪①②③④⑤⑥⑦⑧⑨" 是一個預先定義好的字串,包含 10 個空心圈圈數字字元。

  • 位置計算: (LEFT(A2,1))*2+1 或 (RIGHT(A2,1))*2+1 (根據影片中的解釋) / VALUE(LEFT(A2,1))+1 或 VALUE(RIGHT(A2,1))+1 (根據標準邏輯)。這部分用於計算出座號數字(十位或個位)對應到樣板字串中的哪個位置。

  • 1: 表示要取代的字元數量,這裡固定是 1。

  • "⚫": 用來取代空心圈圈的實心圓點符號。

結論

對於將座號轉換成答案卡劃記樣式的需求,使用 Excel 的 REPLACE 函數搭配 LEFTRIGHTVALUE 是相當直觀且有效的作法。雖然 ChatGPT 提供了不同的思路,但在這個案例中,傳統的 Excel 函數反而更為簡潔和精確。

這個例子也提醒我們,在使用 AI 工具時,明確地描述問題和預期輸出非常重要,同時也要對基礎工具有一定的了解,才能判斷 AI 提供的建議是否為最佳解。

希望這次的分享對大家有幫助!

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